АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОВОШАХТИНСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении административного
регламента предоставления Администрацией
города Новошахтинска муниципальной
услуги «Организация работы по исполнению
социально-правовых запросов юридических
и физических лиц, выдача архивных справок
и копий архивных документов»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», руководствуясь постановлением Администрации города Новошахтинска от 14.03.2013. №237 «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг»,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1.Утвердить административный регламент предоставления Администрацией города Новошахтинска муниципальной услуги «Организация работы по исполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц, выдача архивных справок и копий архивных документов» (далее - Регламент) согласно приложению №1.

2. Начальнику архивного отдела Администрации города Новошахтинска Л.О. Литвиновой организовать работу по внедрению утвержденного Регламента.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и размещается на официальном сайте Администрации города Новошахтинска в сети Интернет.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами Администрации города Ю.А. Лубенцова.

Мэр города И.Н. Сорокин

Постановление вносит:
архивный отдел
Администрации города

Административный регламент
предоставления Администрацией города Новошахтинска муниципальной услуги
«Организация работы по исполнению социально-правовых запросов юридических
и физических лиц, выдача архивных справок и копий архивных документов»

(далее – Регламент)

I. Общие положения

Предмет регулирования регламента

1.Предметом регулирования настоящего Регламента являются отношения, возникающие в процессе подготовки и выдачи архивных справок, копий, выписок архивных документов в сфере, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Регламент определяет состав, сроки и последовательность административных процедур (действий) архивного отдела Администрации города Новошахтинска по предоставлению муниципальной услуги «Организация работы по исполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц, выдача архивных справок и копий архивных документов» (далее - муниципальная услуга), требования к порядку их выполнения, формы контроля за предоставлением муниципальной услуги, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела Администрации города Новошахтинска, а также его должностных лиц.

Круг заявителей

2. Получателями муниципальной услуги являются граждане, юридические лица, обратившиеся в архивный отдел Администрации города Новошахтинска с социально-правовым запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в письменной форме (далее – заявители).

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

3. Информация о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

1) архивным отделом Администрации города Новошахтинска (далее - Отдел), место нахождения: Ростовская область, г. Новошахтинск, ул. Харьковская, д. 58, в виде консультирования по телефону, электронной почте, личного приема в приемные дни в соответствии с режимом работы (приложение № 1 к настоящему Регламенту). Справочные телефоны Отдела - 8 (86369) 2-27-54; 2-23-68;

2) путем официального опубликования данного Регламента;

3) в виде устного ответа на конкретный вопрос, содержащий запрашиваемую информацию при обращении потенциального заявителя по телефону Отдела, или при личном приеме;

4) в форме письменного ответа на поставленные вопросы, при письменном обращении по почтовому адресу Отдела: 346900, Ростовская область, г. Новошахтинск, ул. Харьковская,58 в течение 30 дней в адрес заявителя посредством почтовой связи, по почтовому адресу, указанному в обращении;

5) в электронном виде при обращении, направленном по электронному адресу Отдела arhiv@novoshakhtinsk.orq - в течение 30 дней посредством электронной почты на указанный в обращении электронный адрес заявителя.

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на:

информационном стенде, расположенном в помещении Отдела, на официальном сайте Администрации города Новошахтинска в сети Интернет по адресу: www.novoshakhtinsk.org (далее - сайт города), и содержит следующие сведения:

1) место нахождения, график работы, почтовый адрес и адрес электронной почты Отдела;

2) справочные телефоны для консультаций (справок);

3) перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги;

4) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

5) образец заполнения документов;

6) срок предоставления муниципальной услуги;

7) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

8) порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностного лица и специалиста Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

9) блок-схему предоставления муниципальной услуги (приложение № 2 к настоящему Регламенту).

В любое время с момента приема документов заявитель имеет право на получение

сведений о ходе исполнения муниципальной услуги путем использования средств телефонной связи и личного посещения в приемные дни Отдела.

Основными требованиями к информированию заявителя являются:

достоверность предоставляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования;

наглядность форм предоставляемой информации;

удобство и доступность получения информации;

оперативность предоставления информации.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

4. «Организация работы по исполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц, выдача архивных справок и копий архивных документов».

Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется Администрацией города Новошахтинска. Обеспечивает и непосредственно предоставляет услугу Отдел.

Результат предоставления муниципальной услуги

6. Результатами предоставления муниципальной услуги являются:

- архивная справка (далее – архивный документ);

- архивная выписка (далее – архивный документ);

- архивная копия (далее – архивный документ);

- уведомление о переадресации запроса;

- уведомление об отсутствии запрашиваемых документов и сведений об их местонахождении;

- уведомление об отказе в предоставлении услуги.

Сроки предоставления муниципальной услуги

7. Общий срок предоставления данной муниципальной услуги с момента приема и регистрации заявления, включая выдачу (направление) архивных документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет:

не более 30 рабочих дней со дня регистрации письменного заявления, если результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивного документа (согласно ст.12 Федерального закона от 02.05.2006. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации»);

не более 5 рабочих дней со дня приема заявления, если результатом предоставления муниципальной услуги является:

- уведомление о переадресации запроса;

- уведомление об отсутствии запрашиваемых документов и сведений об их местонахождении;

- уведомление об отказе в предоставлении услуги.

Приостановление муниципальной услуги - не предусмотрено.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения,

возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

8. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета» от 25.12.1993. № 237);

Федеральным законом от 06.10.2003. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в российской Федерации» («Российская газета» от 08.10.2003. № 202);

Федеральным законом от 02.05.2006. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета» от 05.05.2006. № 95);

Федеральным законом от 27.07.2010. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета» Федеральный выпуск от 30.07.2010. № 5247);

Федеральным законом от 22.10.2004. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Парламентская газета» от 27.10.2004. № 201; «Российская газета» от 27.10.2004. № 237);

Федеральным законом от 27.07.2006. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» («Российская газета» от 29.07.2006. № 165);

Областным законом от 12.03.2007. № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области» (газета «Наше время» от 21.03.2007. №№89-90) (18151-18152);

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера (Собрание законодательства Российской Федерации от 10.03.1997. № 10 ст. 1127; от 26.09.2005. № 39 ст. 3925);

Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.05.2007. № 20);

Уставом муниципального образования «Город Новошахтинск (решение Новошахтинской городской Думы Ростовской области от 30.07.2009. № 101 «О принятии Устава муниципального образования «Город Новошахтинск» (газета «Несветай-ТВ Ориентир-10» от 20.10.- 4.11.2009. № 44);

постановлением Администрации города Новошахтинска от 13.05.2013. № 536 «Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации города Новошахтинска, ее структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов и их должностных лиц муниципальных служащих города Новошахтинска» (размещено на официальном сайте Администрации города Новошахтинска в сети Интернет по адресу: www.novoshakhtinsk.org).

Перечень документов,

необходимых для предоставления муниципальной услуги,

подлежащих представлению заявителем

9. Для получения муниципальной услуги заявителем предоставляется основной пакет документов:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- нотариально заверенную доверенность третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей (физических лиц при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах).

Интересы юридических лиц могут представлять должностные лица, наделенные такими полномочиями в соответствии с учредительными документами юридического лица, либо лица, обладающие доверенностью.

В случае если заявитель — юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации.

В случае если заявитель — физическое лицо:

- при обращении в Отдел лично заявитель оформляет запрос о предоставлении необходимой информации в бумажном виде на бланке установленной формы (приложения №№ 3-6 к настоящему Регламенту);

- при обращении посредством почтовой связи заявитель направляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений, указанных в бланке заявления настоящего Регламента) о предоставлении необходимой информации.

Сведения, содержащие персональные данные, предоставляются только лично заявителю.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, заявитель дополнительно представляет:

- документ, подтверждающий личность заявителя;

- документ, дающий право на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах (письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных; документ, подтверждающих прямые родственные связи);

- документ, подтверждающий полномочия заявителя (официальное письмо, служебное удостоверение и др.).

10. Для получения архивного документа, подтверждающего стаж работы на предприятии (организации)заявитель представляет в Отдел с основным пакетом документов следующие документы:

1) анкету-заявление о выдаче архивного документа по установленной форме (приложение № 3 к настоящему Регламенту) - 1 экз. оригинал. В заявлении обязательно должны быть указаны: название, ведомственная подчиненность и адрес организации (предприятия), время работы (службы), дата увольнения, должность (профессия, специальность, конкретный вид выполняемой работы).

Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств, заявление от юридических лиц оформляются на фирменных бланках;

2) копию трудовой книжки;

3) документ, удостоверяющий личность гражданина.

Полномочия представителя гражданина должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Для получения архивного документа, подтверждающего начисление заработной платы заявитель представляет в Отдел с основным пакетом документов следующие документы:

1) анкету-заявление о выдаче архивного документа по установленной форме (приложение № 4 к настоящему Регламенту) - 1 экз. оригинал. В заявлении обязательно должны быть указаны: название, ведомственная подчиненность и адрес организации (предприятия), время работы (службы), дата увольнения, должность (профессия, специальность, конкретный вид выполняемой работы).

Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств, заявление от юридических лиц оформляются на фирменных бланках;

2) копию трудовой книжки;

3) документ, удостоверяющий личность гражданина.

Полномочия представителя гражданина должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации.

12. Для получения архивного документа необходимого для перерасчета пенсии, заявитель представляет в Отдел с основным пакетом документов следующие документы:

1) анкету-заявление о выдаче архивного документа по установленной форме (приложение № 5 к настоящему Регламенту) - 1 экз. оригинал. В заявлении обязательно должны быть указаны: название, ведомственная подчиненность и адрес организации (предприятия), время работы (службы), дата увольнения, должность (профессия, специальность, конкретный вид выполняемой работы).

Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств, заявление от юридических лиц оформляются на фирменных бланках.

2) копию трудовой книжки;

3) документ, удостоверяющий личность гражданина.

Полномочия представителя гражданина должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Для получения архивного документа подтверждающего факт обучения, заявитель представляет в Отдел с основным пакетом документов следующие документы:

1) анкету-заявление о выдаче архивного документа по установленной форме (приложение № 6 к настоящему Регламенту) - 1 экз. оригинал. В заявлении обязательно должны быть указаны: название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы.

Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств, заявление от юридических лиц оформляются на фирменных бланках;

2) копию трудовой книжки;

3) копию аттестата или диплома;

4) документ, удостоверяющий личность гражданина.

Полномочия представителя гражданина должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В запросах могут быть указаны иные сведения, а также приложены копии документов, позволяющие осуществить оперативный и результативный поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Перечень документов,

необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами

для предоставления муниципальной услуги, которые находятся

в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги,

и которые заявитель вправе предоставить

14. Данная муниципальная услуга предоставляется без межведомственного взаимодействия.

15. Запрещается требовать от заявителя предоставления:

- документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ростовской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Перечень оснований для отказа в приеме документов,

необходимых для предоставления муниципальной услуги

16. Основаниями для отказа в приеме документов являются:

- обращение с заявлением ненадлежащего лица;

- не предоставление документов, указанных в п.п.10, 11,12,13 настоящего Регламента, в зависимости от тематики запроса.

Перечень оснований для приостановления или отказа

в предоставлении муниципальной услуги

17. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

18. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- отсутствие документов, указанных в п.п. 9-13 настоящего Регламента в зависимости от тематики поступившего запроса;

- отсутствие в заявлении фамилии, имени, отчества (при наличии) заявителя;

- текст заявления написан неразборчиво, либо содержит ненормативную лексику и оскорбительные высказывания в адрес учреждения или должностного лица;

- наличие недостоверной информации.

Перечень услуг, необходимых и обязательных

для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах) выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими

в предоставлении муниципальной услуги

19. При предоставлении муниципальной услуги оказание иных услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, а также участие иных организаций в предоставлении муниципальной услуги, не осуществляются.

Порядок, размер и основания взимания платы

за предоставление муниципальной услуги

20. Предоставление муниципальной услуги осуществляется без взимания государственной пошлины или иной платы.

Максимальный срок ожидания в очереди

21. Время ожидания в очереди для получения консультации, при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги в Отделе, при получении результата муниципальной услуги в Отделе не должно превышать 30 минут.

Срок и порядок регистрации заявления

22. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги в Отделе определяются настоящим Регламентом применительно к конкретной административной процедуре.

Требования к помещениям,

в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной и мультимедийной

информации о порядке предоставления муниципальной услуги

23. На кабинете Отдела имеется табличка с указанием номера кабинета, режимом его работы.

Территория, прилегающая к зданию Администрации города, где находится кабинет Отдела, оснащена местами для парковки автотранспортных средств. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в здание Администрации оборудован пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов-колясочников.

Рядом с помещением Отдела размещен функциональный информационный стенд, содержащий визуальную, текстовую информацию. Текст материалов, размещенных на стенде, оформлен удобным для чтения шрифтом. Мультимедийная информация в настоящее время в отделе отсутствует.

Для ожидающих личного приема заявителей отведены места, оснащенные стульями.

Помещение для приема заявителей, рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу соответствует санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, правилам пожарной безопасности, нормам охраны труда и оборудованы оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

24. Основным показателем доступности и качества муниципальной услуги является оказание муниципальной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации.

Доступность и качество муниципальной услуги оцениваются по следующим показателям:

степени информированности заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги (доступность информации о муниципальной услуги, возможность выбора способа получения информации);

возможность выбора заявителем формы обращения за предоставлением муниципальной услуги;

предоставление муниципальной услуги в срок в соответствии со стандартом ее предоставления, установленный настоящим Регламентом.

Иные требования, в том числе

учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в Многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг

25. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме и через Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ) в настоящий момент не осуществляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку их выполнения

Исчерпывающий перечень административных процедур

26. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- анализ тематики поступившего запроса, регистрация запроса и передача его на исполнение;

- поиск необходимых сведений в архивных документах, находящихся на хранении и оформление результата предоставления муниципальной услуги, направление непрофильных запросов на исполнение в другие архивы или архивы организаций по принадлежности;

- направление ответа заявителю.

Ответственность за соблюдение последовательности и порядка осуществления всего комплекса действий при предоставлении муниципальной услуги несут начальник Отдела, архивариус Отдела, уполномоченные рассматривать заявления (с комплектом документов) о выдаче архивного документа.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 2 к настоящему Регламенту.

27. В электронной форме, в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется:

информирование заявителей о порядке предоставления услуги, составе фондов;

получение заявителем оперативной информации о ходе исполнения запроса;

извещение заявителя о недостаточности сведений, изложенных в запросе для организации его исполнения.

28. Описание административных процедур:

28.1. Анализ тематики поступившего запроса, регистрация запроса и передача его на исполнение.

Основанием для начала административной процедуры, является поступивший по почте, электронной почте, в ходе приема заявителя запрос, связанный с социальной защитой граждан предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации международными обязательствами Российской Федерации (запрос социально-правового характера).

Поступивший запрос рассматривается начальником Отдела, который осуществляет предварительный анализ тематики запроса с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и иного информационного материала в течение 2 рабочих дней с момента регистрации запроса.

При этом определяются:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможное местонахождение информации в случае ее отсутствия в Отделе, либо когда решение содержащихся в запросе вопросов не входит в компетенцию Отдела.

По итогам анализа тематики поступившего запроса осуществляется:

- определение конкретного исполнителя и формы предоставления результата муниципальной услуги;

- определение сроков исполнения запроса.

После анализа тематики запрос передается на регистрацию. Регистрацию запроса осуществляет архивариус Отдела, который фиксирует на заявлении и в журнале регистрации выданных архивных документов дату регистрации, регистрационный номер запроса и исполнителя. После регистрации запрос передается для исполнения архивариусу, занимающемуся подготовкой ответов по поступившим социально-правовым запросам (далее – исполнитель). При поступлении запроса в электронном виде, запрос распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в установленном Регламентом порядке. Заявителю в день получения запроса в электронном виде, направляется уведомление о его получении и прочтении. Максимальный срок выполнения административной процедуры регистрации запроса и передачи его на исполнение не должен превышать 2 рабочих дня с момента поступления запроса. Критерием принятия решения является полнота указанной в запросе информации и наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса. Результатом административной процедуры является регистрация запроса в журнале регистрации и передача зарегистрированного запроса исполнителю для поиска необходимых сведений в архивных документах, находящихся на хранении в отделе и оформления результата предоставления муниципальной услуги.

28.2. Поиск необходимых сведений в архивных документах, находящихся на хранении, и оформление результата предоставления муниципальной услуги.

Основанием для начала административной процедуры, является получение исполнителем зарегистрированного запроса. Поиск необходимых сведений осуществляется как по научно-справочному аппарату, так и по всему имеющемуся комплексу документов, где может содержаться требуемая информация в течение 26 рабочих дней со дня регистрации, включая оформление результата поиска.

При отсутствии в запросе достаточных сведений исполнителем в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса направляется заявителю письмо с просьбой об уточнении либо дополнении необходимых для исполнения запроса сведений. В случае затруднения поиска или полного отсутствия информации в достаточно полном комплексе документов исполнитель обязан обратиться за оперативной помощью к начальнику Отдела (либо лицу, замещающему его). В случае отсутствия в Отделе документов, необходимых для исполнения запроса, исполнитель в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса:

- уведомляет заявителя об отсутствии запрашиваемых архивных документов и сведений об их местонахождении, путем направления уведомления в адрес заявителя;

- уведомляет заявителя о переадресации запроса, путем направления уведомления, с одновременным направлением запроса с сопроводительным письмом в другие органы, организации, государственные и муниципальные архивы по местонахождению документов. При подготовке результата предоставления муниципальной услуги исполнитель руководствуется положениями пунктов 5.9. и 5.10. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007. № 19. Ответственность за полноту использования документов и материалов несут исполнитель и начальник Отдела. Ответственность за достоверность изложенных в ответе сведений несет непосредственный исполнитель запроса. Критерием принятия решения является наличие в отделе документов, необходимых для исполнения запроса, полнота и доступность документальной информации. Результатом административной процедуры в соответствии с вышеуказанными критериями принятия решения является составление:

- архивных документов;

- уведомления о переадресации запроса;

- уведомления об отсутствии запрашиваемых архивных документов и сведений об их местонахождении.

Оформленный результат предоставления муниципальной услуги исполнитель регистрирует в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, и передает специалисту, ответственному за выдачу архивного документа.

28.3. Направление ответа заявителю.

Основанием для начала административной процедуры, является поступление на бумажном носителе оформленного результата предоставления муниципальной услуги (ответа заявителю). Ответ направляется по почтовому адресу заявителю простым письмом не позднее дня, следующего за днем фиксации в журнале регистрации выданных архивных документов. При личном обращении в Отдел ответ выдается заявителю при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, либо доверенному лицу заявителя при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель ответа расписывается на 2-ом экземпляре ответа, указывая дату получения. Критерием принятия решения является наличие готового ответа заявителю и согласованный с заявителем способ направления этого ответа. Результатом административной процедуры является передача ответа заявителю лично (либо через доверенное лицо), или почтой. Ответ заявителю, подготовленный в процессе межведомственного взаимодействия направляется в государственное учреждение через курьера или почтой (в его отсутствие).

Муниципальная услуга считается предоставленной, если по запросу приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения запроса.

IV. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

Порядок осуществления текущего контроля

за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами

положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги,

а также принятием ими решений

29. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Регламента и принятием решений осуществляет начальник Отдела (в случае его отсутствия лицо, его заменяющее). Для текущего контроля используется служебная корреспонденция, устная и письменная информация сотрудников Отдела, осуществляющих выполнение административных действий, входящих в состав административных процедур.

30. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов по обращениям заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Отдела.

31. О случаях и причинах нарушения сроков и содержания административных процедур исполнитель немедленно информирует начальника Отдела, а также осуществляет срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления

плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления

муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля

за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

32. Ежедневный контроль соблюдения сроков и качества предоставления муниципальной услуги осуществляется при подписании подготовленных архивариусами ответов на запросы путем проверки даты регистрации, даты исполнения и соответствия подготовленного ответа сути запроса.

33. Плановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся комиссией, в состав которой включаются должностные лица Администрации города и специалисты Отдела. Комиссией проверяется качество ответов, подготовленных специалистами отдела, не реже одного раза в квартал.

По результатам плановой проверки составляется акт, который представляется на утверждение управляющему делами Администрации города.

34. Плановые проверки полноты и качества предоставления отделом муниципальной услуги проводит Комитет по управлению архивным делом Ростовской области в соответствии с планом работы Комитета. По результатам проверки составляется акт, который представляется на утверждение председателю Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

35. Внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся в случае поступления жалобы (претензии) заявителя. Для проведения внеплановой проверки распоряжением начальника Отдела формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты Отдела, а при необходимости представители Администрации города (по согласованию). Результаты проверки и принятые меры доводятся до сведения заявителя. Результаты проверок оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Акт подписываются всеми членами комиссии.

36. По результатам проведения проверки, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Ответственность должностных лиц Отдела

за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими

в ходе предоставления муниципальной услуги

37. По результатам проведения проверки, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

38. Персональная ответственность должностных лиц Отдела определяется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

39. Должностные лица Отдела, необоснованно препятствующие подаче заявлений граждан; неправомерно отказывающие гражданам в принятии, регистрации или рассмотрении их заявлений; нарушающие сроки рассмотрения заявлений; виновные в разглашении конфиденциальной информации, ставшей известной им при рассмотрении заявлений граждан; нарушающие право граждан на подачу жалоб, претензий; нарушающие порядок рассмотрения жалоб; допускающие возложение на граждан, не предусмотренных законом обязанностей или ограничение возможности реализации их прав при приеме и рассмотрении заявлений граждан; неправомерно отказывающие в удовлетворении законных требований граждан, несут дисциплинарную, административную, уголовную и иную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля

за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан,

их объединений и организаций

40. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации по телефону, письменным обращениям, электронной почте, на сайте города.

41.Основные положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением настоящего Регламента, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, устанавливаются и определяются в соответствии с федеральными законами, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования

решений и действий (бездействия) Администрации города Новошахтинска,

а также начальника, муниципальных служащих Отдела при предоставлении

муниципальной услуги

42. Действия (бездействие) и решения начальника, муниципальных служащих Отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителями, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями.

43. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

- требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги;

- отказа в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- требования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказа начальника, муниципальных служащих Отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

44. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме на имя Мэра города Новошахтинска в Администрацию города Новошахтинска, либо начальнику Отдела. Жалобы на решения, принятые начальником Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, подаются на имя Мэра города Новошахтинска в Администрацию города Новошахтинска.

45. Жалоба может быть направлена по почте, на сайт города, принята при личном приеме заявителя.

46. Жалоба должна содержать:

1) наименование Отдела, фамилию, имя, отчество начальника, муниципального служащего Отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) начальника, муниципального служащего, предоставляющего муниципальную услугу;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) начальника, муниципального служащего Отдела, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

47. Жалоба, поступившая в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме, подлежит регистрации в «Журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации города Новошахтинска, начальника, муниципальных служащих архивного отдела» с присвоением ей регистрационного номера в течение 1 рабочего дня.

48. Жалоба, поступившая в Администрацию города Новошахтинска, либо в Отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае отказа начальника, муниципального служащего Отдела, предоставившего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации. Допущенные муниципальным служащим опечатки или ошибки должны быть исправлены в день обращения заявителя в Отдел.

49. Жалоба может быть подана заявителем через муниципальное бюджетное учреждение города Новошахтинска «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - МБУ г. Новошахтинска «МФЦ»). При поступлении жалобы МБУ г. Новошахтинска «МФЦ» обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение орган не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы. МБУ г. Новошахтинска «МФЦ» рассматривает жалобу на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги в соответствии с Правилами подачи рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации города Новошахтинска, ее структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов и их должностных лиц, муниципальных служащих города Новошахтинска. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

Оснований для приостановления рассмотрения жалоб законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

50. Уполномоченным на рассмотрение жалоб, поступающих в Отдел, является начальник Отдела, который производит:

- прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованиями Правил подачи рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации города Новошахтинска, ее структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов и их должностных лиц, муниципальных служащих города Новошахтинска;

- направление жалоб в уполномоченный на их рассмотрение орган.

51. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков административного правонарушения, предусмотренных статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления, уполномоченный на рассмотрение жалоб (начальник Отдела), направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

52. Результат досудебного (внесудебного) обжалования.

По результатам рассмотрения жалобы Администрация города Новошахтинска или начальник Отдела принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах (в день обращения в Отдел), возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

53. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

54. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

- наличия в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу муниципального служащего, а также членов его семьи;

- отсутствия возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Заместитель Главы Администрации

города по социальным вопросам Е.И. Туркатова

Наименование отдела: архивный отдел Администрации города Новошахтинска

Место нахождения и почтовый адрес отдела: 346900, Ростовская область, г. Новошахтинск, ул. Харьковская,58

Режим работы отдела
	Часы работы		Приемные дни
понедельник	9.00 - 18.00	перерыв на обед: 13.00 - 13.45	Понедельник: 9.00 - 18.00
вторник	9.00 - 18.00		-
среда	9.00 - 18.00		-
четверг	9.00 - 18.00		-
пятница	9.00 - 16.45		Пятница: 9.00 – 16.45
суббота, воскресенье	выходной день

В предпраздничные дни продолжительность времени работы отдела сокращается на 1 час.

Электронная почта отдела – arhiv@noyoshakhtinsk.org

Справочные телефоны 8 (86369) 2-27-54; 2-23-68.

Заместитель Главы Администрации

города по социальным вопросам Е.И. Туркатова

Приложение № 2

к Регламенту предоставления

муниципальной услуги «Организация

работы по исполнению социально-

правовых запросов юридических

и физических лиц, выдача архивных

справок и копий архивных документов»

Блок – схема

последовательности действий архивного отдела Администрации города Новошахтинска по предоставлению муниципальной услуги по организации работы по исполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов

Заместитель Главы Администрации
города по социальным вопросам Е.И. Туркатова

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для выдачи архивной справки, подтверждающей стаж работы

1. Фамилия, имя, отчество, год и место рождения лица, о котором запрашивается справка (женщинам указать все фамилии) Почтовый адрес, телефон
2. Фамилия, имя, отчество, лица, запрашивающего архивную справку; отношение к лицу о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о другом лице)
3.Для какой цели запрашивается справка, адрес, по которому выслать справку или о выдаче справки на руки заявителю (третьему лицу)
4. Справка запрашивается: - о трудовом стаже, (указать точное название места работы)	начало работы (год, месяц, число)	окончание работы (год, месяц, число)	должность
5. Табельный номер
6. Число, месяц, год рождения ребенка (детей) (заполняется женщинами)

«_______»______________20____г. _____________________(подпись)

Заместитель Главы Администрации

города по социальным вопросам Е.И. Туркатова

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для выдачи архивной справки, подтверждающей начисление заработной платы

1. Фамилия, имя, отчество, год и место рождения лица, о котором запрашивается справка (женщинам указать все фамилии) Почтовый адрес, телефон
2. Фамилия, имя, отчество, лица, запрашивающего архивную справку; отношение к лицу о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о другом лице)
3.Для какой цели запрашивается справка, адрес, по которому выслать справку или о выдаче справки на руки заявителю (третьему лицу)
4. Справка запрашивается: - о заработной плате, (указать точное название места работы, время работы)	начало работы (год, месяц, число)	окончание работы (год,месяц.число)	должность
5. Табельный номер
6. Число, месяц, год рождения ребенка (детей) (заполняется женщинами)

«_______»______________20____г. _____________________(подпись)

Заместитель Главы Администрации
города по социальным вопросам Е.И. Туркатова

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для выдачи архивной справки для перерасчета ранее начисленной пенсии

1. Фамилия, имя, отчество, год и место рождения лица, о котором запрашивается справка (женщинам указать все фамилии) Почтовый адрес, телефон
2. Фамилия, имя, отчество, лица, запрашивающего архивную справку; отношение к лицу о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о другом лице)
3.Для какой цели запрашивается справка, адрес, по которому выслать справку или о выдаче справки на руки заявителю (третьему лицу)
4. Справка запрашивается: - для перерасчета ранее начисленной пенсии (указать точное название места работы, время работы)	начало работы (год, месяц, число)	окончание работы (год,месяц.число)	должность
5. Табельный номер
6. Число, месяц, год рождения ребенка (детей) (заполняется женщинами)

«_______»______________20____г. _____________________(подпись)

Заместитель Главы Администрации

города по социальным вопросам Е.И. Туркатова

Приложение №6

к Регламенту предоставления

муниципальной услуги «Организация

работы по исполнению социально-

правовых запросов юридических

и физических лиц, выдача архивных

справок и копий архивных документов»

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для выдачи архивной справки, подтверждающей факт обучения

1. Фамилия, имя, отчество, год и место рождения лица, о котором запрашивается справка (женщинам указать все фамилии) Почтовый адрес, телефон
2. Фамилия, имя, отчество, лица, запрашивающего архивную справку; отношение к лицу о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о другом лице)
3.Для какой цели запрашивается справка, адрес, по которому выслать справку или о выдаче справки на руки заявителю (третьему лицу)
4. Справка запрашивается: - для подтверждения факта обучения (указать точное название места обучения, время обучения)	начало учебы (год, месяц, число)	окончание учебы (год,месяц.число)	факультет (специальность)

«_______»______________20____г. ____________________

(подпись)

Заместитель Главы Администрации

города по социальным вопросам Е.И. Туркатова