Об организации работы в системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в Администрации города

Распоряжение Администрации города от 05.11.2014 № 227
Об организации работы в системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в Администрации города

Во исполнение пункта 3 распоряжения Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365 «О межведомственном электронном документообороте» и с целью организации работы в системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в Администрации города Новошахтинска:

1. Утвердить инструкцию по работе в системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» согласно приложению.

2. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания и подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Новошахтинска в сети Интернет.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Ю.А. Лубенцова.

Мэр города И.Н. Сорокин

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет организацию электронного документооборота с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).

1.2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

участники межведомственного электронного документооборота (далее – участник) – структурные подразделения Администрации города Новошахтинска и отраслевые (функциональные) органы Администрации города Новошахтинска, подключенные к системе «Дело»;

корпоративная сеть телекоммуникационной связи (далее – КСТС) – территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;

пользователь – работник участника, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в системе «Дело»;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе.

1.3. Межведомственный электронный документооборот с использованием системы «Дело» направлен на решение следующих задач:

объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников;

соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и проектов к ним (далее – электронный документ);

осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения электронных документов;

получение оперативной аналитической и статистической отчетности;

оперативная доставка электронных документов.

1.4. Основными принципами межведомственного электронного
документооборота являются:

обеспечение технологической возможности использования системы «Дело» с переменным числом участников;

применение участниками единых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

правомерное использование участниками программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;

минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия.

1.5. Учет, контроль и анализ обращений граждан в системе «Дело» осуществляются с учетом требований федерального и областного законодательства, а также методических рекомендаций управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, определяющих порядок работы и информационного обмена по работе с обращениями граждан.

1.6. В системе «Дело» создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;

электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее – система МЭДО) от Правительства Ростовской области.

1.7. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – ЭП) должностного лица – автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполнении следующих условий:

электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников;

электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, установленным разделом 6 настоящей Инструкции.

1.8. При передаче электронных документов между участниками документы заверяются ЭП должностного лица – автора документа. Электронный документ, созданный в виде электронного образа документа, может быть заверен ЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе «Дело», или ЭП юридического лица – участника.

Получение электронного документа, подписанного ЭП, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

1.9. Риск неправомерного подписания электронного документа ЭП несет участник системы «Дело» в лице владельца ключа ЭП.

1.10. Участники обеспечивают достоверность и актуальность информации, содержащейся в системе «Дело», выполняют все организационные и технические мероприятия по доступу, уничтожению, модифицированию, блокированию, копированию, предоставлению, распространению информации, размещаемой в системе «Дело».

1.11. Порядок обмена электронными документами, отправляемыми и поступающими от организаций и граждан, не являющихся участниками межведомственного электронного документооборота, и обеспечение информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота определяются распоряжением Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365 «О межведомственном электронном документообороте».

2. Функции и обязанности участников

2.1. В отношении структурных подразделений Администрации города Новошахтинска на сектор автоматизации Администрации города (далее – сектор автоматизации) возлагаются следующие функции:

обеспечение доступа к серверу баз данных системы «Дело» (под обеспечением доступа к серверу баз данных системы «Дело» понимается физическая доступность сервера на транспортном и сетевом уровнях);

управление выдачей и отзывом квалифицированных сертификатов ключа проверки ЭП (далее – квалифицированный сертификат) для пользователей системы «Дело» в целях обеспечения возможности криптографической защиты и формирования ЭП электронных документов. Смена сертификатов ключей производится ежегодно, как правило, за 10 дней до истечения установленного срока действия, по заявкам руководителей структурных подразделений Администрации города;

установка лицензионного программного обеспечения антивирусной защиты автоматизированных рабочих мест пользователей и поддержание в актуальном состоянии антивирусных баз;

установка и настройка программного обеспечения системы «Дело» и средств ЭП на рабочих станциях пользователей;

обеспечение работы пользователей в системе «Дело» по выделенным и защищенным с использованием средств криптографической защиты каналам связи, в случае использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

2.2. В отношении структурных подразделений Администрации города Новошахтинска сектор автоматизации обязан:

обеспечивать функционирование телекоммуникационного и маршрутизирующего оборудования, а также оборудования, обеспечивающего организацию защищенного канала связи. Зона ответственности сектора автоматизации – локальная вычислительная сеть здания Администрации города Новошахтинска, до Ethernet-порта сервера VipNet Coordinator;

по запросу руководителя структурного подразделения Администрации города предоставлять форму заявки на изготовление ключа ЭП;

обеспечивать выполнение технических требований к оборудованию автоматизированного рабочего места пользователя, установленных министерством информационных технологий и связи Ростовской области (далее – министерство);

предоставлять ЭП и квалифицированные сертификаты работникам согласно предоставляемой заявке на изготовление квалифицированного сертификата.

2.3. В отношении отраслевых (функциональных) органов Администрации города обязанности, перечисленные в пунктах 2.1 и 2.2, возлагаются на руководителей этих органов.

2.4. Участник обязан:

определить должностное лицо, ответственное за работу пользователей, и направить в министерство копию соответствующего документа;

предоставить министерству информацию, необходимую для информационного сопровождения системы «Дело»:

заявку на подключение к системе «Дело» своих работников по форме, установленной министерством;

заявку на изготовление квалифицированного сертификата для владельцев ключа ЭП, в случаях и по форме, установленной министерством;

оперативные сведения о работниках участника с целью поддержания в актуальном состоянии справочников системы «Дело» по форме, установленной министерством;

иную информацию, необходимую для функционирования системы «Дело», запрашиваемую министерством;

предоставить в сектор автоматизации заявку на изготовление ключа ЭП (в отношении структурных подразделений Администрации города Новошахтинска);

самостоятельно приобретать квалифицированную ЭП для работы в системе «Дело» (в отношении отраслевых (функциональных) органов Администрации города Новошахтинска);

обеспечивать достоверность информации, передаваемой по системе «Дело». Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет участник системы «Дело» в лице руководителя, работником которого является владелец соответствующего ключа ЭП;

обеспечивать работоспособность и безопасность всех программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования системы «Дело», а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов ЭП в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;

принимать к исполнению электронные документы, зарегистрированные в системе «Дело» и заверенные ЭП при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати;

обеспечивать строгое соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка ограниченного доступа к отдельным видам информации и не допускать ее размещения в системе «Дело»;

при передаче электронных документов между участниками использовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты;

ознакомить пользователей с обязанностями, установленными настоящий Инструкцией.

3. Обязанности пользователей

3.1. Пользователи обязаны:

соблюдать порядок работы в системе «Дело», установленный настоящей Инструкцией;

содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к системе «Дело», принимать организационные меры для предотвращения несанкционированного доступа к данным компьютерам, а также установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;

немедленно сообщать начальнику сектора автоматизации в отношении структурных подразделений Администрации города Новошахтинска или руководителю отраслевых (функциональных) органов Администрации города обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами криптографической защиты информации;

обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в системе «Дело», а в случае нарушения его конфиденциальности немедленно уведомлять министерство;

пользователи системы «Дело» – владельцы ключей ЭП обязаны:

обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия в соответствии с законодательством Российской Федерации;

не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

незамедлительно уведомлять орган, осуществивший выдачу ключа ЭП, о нарушении конфиденциальности ключа ЭП;

незамедлительно сообщать министерству о прекращении полномочий должностного лица, владеющего ключом ЭП, и в день окончания полномочий сдать ключ ЭП в сектор автоматизации (для структурных подразделений Администрации города) и ответственному должностному лицу для отраслевых (функциональных) органов Администрации города для дальнейшей сдачи в министерство.

4. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности ЭП

собственноручной подписи в системе «Дело»

4.1. Формирование ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения системы «Дело».

4.2. Формирование ЭП может быть осуществлено только владельцем ключа ЭП, соответствующий квалифицированный сертификат которого действует на момент подписания электронного документа.

4.3. Подтверждение подлинности ЭП может быть осуществлено пользователем системы «Дело». Подтверждение подлинности ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения системы «Дело».

4.4. Участники используют, принимают и признают квалифицированные сертификаты.

4.5. Идентификационные данные, занесенные в поле «Субъект квалифицированного сертификата», однозначно идентифицируют владельца квалифицированного сертификата и соответствуют идентификационным данным владельца квалифицированного сертификата, зарегистрированным в Реестре выданных и аннулированных аккредитованным удостоверяющим центром (далее – УЦ) квалифицированных сертификатов.

4.6. В качестве средства ЭП, обеспечивающего реализацию функций создания и подтверждения подлинности ЭП, в электронном документе используется средство криптографической защиты информации «КриптоПро CSP», сертифицированное в системе сертификации РОСС RU.0001.030001.

Средство ЭП должно использоваться совместно со средствами вычислительной техники, с общесистемным программным обеспечением и его компонентами, а также иным программно-аппаратным и информационным обеспечением, полностью соответствующим и удовлетворяющим требованиям к рабочему месту пользователя, устанавливаемым министерством.

4.7. Для определения действительности квалифицированного сертификата используется Реестр выданных и аннулированных аккредитованными УЦ квалифицированных сертификатов, издаваемый и публикуемый УЦ в порядке и с периодичностью, определяемой Регламентом УЦ.

4.8. ЭП в электронном документе, содержащемся в системе «Дело», равнозначна собственноручной подписи владельца ключа ЭП при одновременном соблюдении следующих требований:

ключ ЭП и соответствующий квалифицированный сертификат создан и выдан УЦ;

квалифицированный сертификат действителен (не прекратил свое действие, не аннулирован) на момент подписания электронного документа;

подтвержден факт целостности и аутентичности подписанного электронного документа после его подписания.

4.9. Квалифицированный сертификат действует на определенный момент времени (действующий сертификат), если:

наступил момент времени начала действия сертификата ключа проверки ЭП;

квалифицированный сертификат не аннулирован (отозван) и действие его не приостановлено.

5. Состав и перечни электронных документов

5.1. Состав документов, создание, хранение, использование которых в системе «Дело» осуществляется в форме электронных документов:

документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты распорядительных, организационных и иных документов; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам, в том числе переписка между участниками системы «Дело»; внутренняя переписка участников системы «Дело»; документы по регистрации, учету и контролю и др.;

документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти Ростовской области, вне зависимости от сроков хранения.

5.2. Перечень документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, определяется в номенклатуре дел участников с указанием, что дело ведется в электронном виде (с отметкой – ЭД). Выписка из номенклатуры дел участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) комитета по управлению архивным делом Ростовской области предоставляется министерству.

5.3. При необходимости использования информации электронного документа для внутреннего бумажного документооборота участником допускается создание бумажных копий электронного документа.

5.4. Документы участников, не вошедшие в перечни электронных документов, создаются в виде электронных образов документов. Их передача между участниками системы «Дело», рассмотрение и обработка осуществляется аналогично электронным документам.

6. Требования к электронному

документу в целях признания его равнозначным

документу на бумажном носителе, подписанному

собственноручной подписью и имеющему оттиск печати

6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в системе «Дело» создается, отправляется и хранится регистрационная карточка (далее – РК) документа или регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД), которая является неотъемлемой частью документа.

6.2. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет участник в лице должностного лица – пользователя системы «Дело», внесшего (зарегистрировавшего) РК (РКПД) документа в системе «Дело».

6.3. В системе «Дело» существуют следующие виды документопотоков:

поступающая документация, в том числе обращения граждан, (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация участника.

6.4. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронного образа документа. Файл электронного образа документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронного образа документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов определяется министерством.

6.5. Отчеты об исполнении поручений (резолюций) по электронным документам вводятся в РК документа и заверяются ЭП должностного лица – автора отчета. Отчет об исполнении поручения (резолюции), заверенный ЭП должностного лица – автора отчета, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми участниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи. Ответственность за достоверность и полноту соответствующего отчета об исполнении поручения (резолюции) несет участник в лице должностного лица – владельца ключа ЭП.

6.6. Визирование (подписание) проектов электронных документов осуществляется путем внесения информации о визировании (подписании) в РКПД, которая заверяется ЭП должностного лица, визирующего (подписывающего) проект электронного документа. Информация о визировании (подписании), заверенная ЭП должностного лица визирующего (подписывающего) документ, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми участниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи. Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании (подписании) электронного документа несет участник в лице должностного лица – владельца ключа ЭП.

При визировании (подписании) проектов электронных документов во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий по внесению информации о визировании (подписании), при которых ЭП не используется. Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании (подписании) электронного документа несет участник в лице должностного лица – пользователя, внесшего информацию о визировании (подписании) в РКПД в системе «Дело».

7. Порядок и сроки хранения электронных документов

7.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

7.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел учитывается перечень электронных документов участника, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, и указывается, что дело ведется в электронном виде (с отметкой – ЭД).

7.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.

7.4. Включенные электронные документы подлежат хранению в системе «Дело» в течение сроков, определенных соответствующей номенклатурой дел. После истечения срока хранения, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденного участником.

7.5. Исполненные электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат хранению в системе «Дело» до передачи в архив соответствующего участника – владельца документов.

7.6. Срок хранения регистрационных карточек документов, не отвечающих требованиям настоящего раздела к электронному документу, устанавливается 1 год от даты регистрации. После истечения срока хранения они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, ежегодно составляемого министерством и согласованного с участником – владельцем соответствующих регистрационных карточек документов.

7.7. Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа несет участник – владелец соответствующих электронных документов.

8. Порядок уничтожения электронных документов

8.1. Участники являются владельцами своих электронных документов и несут ответственность за их сохранность.

Ответственность за определение срока хранения электронного документа несет участник-владелец электронных документов в лице работника, проставившего отметку о включении электронного документа в дело.

8.2. К уничтожению отбираются только электронные документы с истекшими сроками хранения. Отбор электронных документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их экспертной комиссии (ЭК) участника.