Новошахтинск
Официальный сайт Администрации города
Факты

В 2020 г. обладателем свидетельства системы добровольной сертификации «Сделано на Дону» стало предприятие ООО «ТЕХНОЛОГИЯ УСПЕХА»

Инструкция по делопроизводству Администрации города Новошахтинска

Утверждена распоряжением Администрации города от 11.12.2020 № 240

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Администрации города Новошахтинска

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации города Новошахтинска (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации города.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Методическими рекомендациями по применению ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Регламентом работы Администрации города.

1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»), включая подготовку, регистрацию, прохождение, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий, и системе хранения документов архива аппарата управления Администрации города (далее – система «Архивное дело»). Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами, а также с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации города и структурных подразделениях Администрации города осуществляются общим отделом Администрации города (далее – общий отдел). Задачи, функции, права и ответственность общего отдела регламентируются положением об общем отделе Администрации города Новошахтинска, утвержденным распоряжением Администрации города от 31.08.2016 № 192, должностные обязанности работников общего отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Администрации города, устанавливаются должностными инструкциями.

Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников структурного подразделения Администрации города, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

Организация и порядок работы с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц, (далее – обращения) определяются федеральными и областными законами, постановлением Администрации города от 28.09.2016 № 907 «Об утверждении Порядка организации работы по рассмотрению обращений граждан в Администрации города Новошахтинска», методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями осуществляются общим отделом.

1.7. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Администрации города возлагается на сектор автоматизации Администрации города (далее – сектор автоматизации). Инструкции и методические рекомендации сектора автоматизации по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Администрации города.

1.8. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам, все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя Администрации города передаются другому работнику.

1.9. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача сторонним организациям какой-либо информации или документов и их копий определены Регламентом работы Администрации города.

1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации города. Работники Администрации города несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату, порчу и несанкционированное уничтожение служебных документов, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Администрации города.

1.12. При утрате служебных документов сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Администрации города, информирует руководителя соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебной проверки. Результаты служебной проверки представляются управляющему делами Администрации города для принятия мер.

2. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
адресат (или получатель) – физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресовано почтовое отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);
бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
входящие документы – документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти Ростовской области, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
дело – отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти, помещенных в отдельную обложку;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа – точно воспроизведенный текст документа с отметкой уполномоченного производить действия по заверению копий;
информация – сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;
исходящие документы – документы, создаваемые в органе исполнительной власти и отправляемые за его пределы, а также исходящая внутренняя корреспонденция;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
носитель информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации;
оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
подписание документа – выражение ответственности за содержание документа посредствам заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;
подпись – реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица;
регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
РК – регистрационная карта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;
РКПД – регистрационная карта проекта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;
резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, содержащей принятое им решение, (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания);
сканирование документа – получение электронной копии документа;
участники межведомственного электронного документооборота (далее – участник) – органы исполнительной власти Ростовской области, другие государственные органы, являющиеся главными распорядителями средств областного бюджета, а также органы местного самоуправления и учреждения – получатели средств областного бюджета, подключенные к системам «Дело» и «Архивное дело»;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронной копии документа – сканированная копия документа на бумажном носителе;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или копии электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
электронный шаблон бланка – бланк документа, представленный в электронной форме и используемый для создания электронных документов;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронная подпись должностного лица (далее – ЭП) – усиленная квалифицированная электронная подпись;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3. Состав управленческих документов Администрации города

3.1. Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации города, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.

Функции управления в Администрации города реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-спра-вочные документы.

3.2. Правовой акт Администрации города – официальный документ, фиксирующий принятие в Администрации города правового решения по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также по вопросам организации работы Администрации города, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории муниципального образования «Город Новошахтинск», имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Администрации города являются:
постановления Администрации города Новошахтинска;
распоряжения Администрации города Новошахтинска.

3.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации города, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся: решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения должностных лиц и другое.

3.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся: положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Администрации города; правила; инструкции (методические рекомендации); планы.

3.4.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.2. План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протоколы (выписки из протоколов); записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные); акты; заявления; телефонограммы; факсимильные сообщения (факсограммы); деловая (служебная) переписка; отчеты.

3.5.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.5.2. Служебное письмо.

Служебные письма в Администрации города готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе и первых);
исполнение поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе и первых) в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Администрации города;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.

3.5.3. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

3.5.5. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

4. Документация Администрации города.
Общие правила оформления управленческой документации

4.1. Документация Администрации города.

Документация Администрации города – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом работы Администрации города, а также положениями о структурных подразделениях Администрации города.

Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10 – 12 пт.

Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через один или 1,5 межстрочного интервала, выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей).

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

4.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него, устанавливаются следующие размеры полей:
левое – 30 мм; правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

4.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

4.2.4. Для выделения заголовков правовых актов, приложений к ним, также отдельных фрагментов текста (заголовков разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использование иных начертаний (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.

4.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница», знаков препинания, посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

4.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

4.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.

4.2.8. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является лист согласования) На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

4.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF; PDF/А-1.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации города используются следующие реквизиты:
а) Герб города Новошахтинска;
б) наименование органа исполнительной власти – автора документа;
в) наименование структурного подразделения – автора документа;
г) справочные данные об органе исполнительной власти;
д) наименование вида документа;
е) дата документа;
ж) регистрационный номер документа;
з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
и) место составления или издания документа;
к) гриф ограничения доступа к документу;
л) адресат;
м) гриф утверждения документа;
н) заголовок к тексту;
о) текст документа;
п) отметка о приложении;
р) гриф согласования документа;
с) виза;
т) подпись должностного лица;
у) отметка об электронной подписи;
ф) печать;
х) отметка об исполнителе;
ц) отметка о заверении копии;
ч) отметка о поступлении документа;
ш) резолюция;
щ) отметка о контроле;
э) отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов может быть различным, в зависимости от содержания вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

4.3.3. Герб города Новошахтинска помещают на бланках правовых актов посередине верхнего поля бланка над реквизитами органа исполнительной власти, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

4.3.4. Наименование органа исполнительной власти – автора документа, должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе муниципального образования «Город Новошахтинск».

Наименование структурного подразделения – автора документа (а также коллегиального органа) указывается под наименованием исполнительного органа в бланках писем и бланках конкретных видов документов в случае их использования соответствующими структурными подразделениями в соответствии с правовыми актами.

4.3.5. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес; номер телефона, факса; адрес электронной почты; адрес официального сайта.

Почтовый адрес в справочных данных указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее – Правила оказания услуг почтовой связи)), а именно: название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс.

4.3.6. Наименование вида документа (например: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем (вид документа «письмо» не указывается).

Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, слитно (например: ПРИКАЗ, АКТ).

4.3.7. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Администрации города, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).

Документы вступают в силу со дня их подписания (утверждения), если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: число месяца, месяц, год, одним из двух способов:

цифровым способом – арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);

словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте. Например, на бланке письма:

17.03.2020 № 58.07.01-10-58.07/125

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

4.3.8. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Состоит из: кода подразделения, готовившего ответ, по классификатору структурных подразделений Администрации города, утверждаемого ежегодно распоряжением Администрации города, через тире – индекса дела, через тире – кода должностного лица, подписавшего документ, через косую черту – порядковый номер исходящего документа. В системе «Дело» регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.

Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

4.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «на № ... от ...» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа. В системе «Дело» в РК документа должна быть указана связка с документом, на который дается ответ.

4.3.10. Место составления (издания) документа указывается на бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров № 11 пт. или 10 пт. и размещать в две строки.

4.3.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если документ, содержащий информацию ограниченного доступа, оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, гриф ограничения доступа к документу проставляется справа над реквизитами бланка.

Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования») проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по отношению к ней по центру. Например:

Для служебного пользования
Экз. № 1

4.3.12. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и другое).

В качестве адресата могут быть органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части первого листа документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

Строки реквизита печатаются через один интервал. Длина строки реквизита не превышает 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или по центру относительно самой длинной строки в границах, отведенных для реквизита «адресат».

При адресовании документа в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления или организации (без указания должностного лица) указывается полное или сокращенное наименование соответствующего органа власти (организации) в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Например, (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):

Комитет по управлению
архивным делом
Ростовской области

или

Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, г. Москва, 117393

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

Директору департамента
потребительского рынка
Ростовской области
Фамилия И.О.

При адресовании документа в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Министерство финансов
Ростовской области

Управление бюджетной политики

Во всех видах написания реквизита фамилия и инициалы адресата оформляются ниже предыдущего текста на один (два) одинарных межстрочных интервала. Инициалы ставятся после фамилии.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите «адресат» можно указать соответствующее звание или ученую степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией. Например:

Ректору ФГБОУ ВО
«Донской государственный технический университет»
доктору технических наук, профессору

Фамилия И.О.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже в дательном падеже – наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы. Например:

Министерство финансов
Ростовской области
Начальнику управления
бюджетной политики

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например:

г-ну Иванову И.И.

г-же Павловой П.П.

При рассылке документа в несколько однородных организаций, в несколько структурных подразделений одной организации или должностным лицам адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям
образовательных организаций города Новошахтинска

При рассылке документа не всем организациям или их структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Руководителям муниципальных казенных учреждений города Новошахтинска
(по списку)

Список рассылки составляется исполнителем, содержит фамилию, инициалы получателей, их должности, при необходимости – адреса получателей, и помещается в дело со вторым экземпляром документа.

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким организациям или должностным лицам, общее количество адресатов не должно быть более четырех, за исключением документов, подготовленных с учетом требований процессуального законодательства Российской Федерации. Основной адресат указывается первым, слово «копия» перед вторым – четвертым адресатами не печатается. При этом, каждый экземпляр документа (если направляется на бумажном носителе) должен быть подписан, а наименование основного адресата подчеркнуто.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Почтовый адрес в реквизите «адресат» оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Элементы почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи в следующей последовательности: наименование адресата (для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для граждани- на – фамилия и инициалы); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес. Например:

Кирееву И.П.
Садовая ул., д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская обл.,
344018

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, федеральные органы исполнительной власти, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, подведомственные организации, постоянным корреспондентам, (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Администрация
Железнодорожного района
г. Ростова-на-Дону
admingel@rostov-gorod.ru

Почтовый адрес на конверте оформляется также в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес получателя располагается в правой нижней части, а адрес отправителя – в левой верхней части почтового конверта (почтового пакета, почтовой карточки):

Адрес отправителя
Администрация муниципального образования
Кагальницкого района


Ленина ул., 147, ст-ца Кагальницкая, 347780

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. На почтовых отправлениях не должно быть не относящихся к адресу знаков.

4.3.13. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан.

Документы Администрации города утверждаются Главой Администрации города, первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ


Первый заместитель
Главы Администрации города


Подпись И.О. Фамилия
Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Регламент УТВЕРЖДЕН

Правила УТВЕРЖДЕНЫ

Инструкция УТВЕРЖДЕНА

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. Гриф утверждения может входить в состав отметки о приложении к правовому акту.

4.3.14. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. В постановлениях, распоряжениях Администрации города заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа, центрируется относительно самой длинной строки и выделяется полужирным начертанием.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:

распоряжение (о чем?) ...о создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) …о выделении средств;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В системе «Дело» заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

4.3.15. Текст документа составляется на русском языке – государственном языке Российской Федерации, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.

Текст документа, помимо связного текста, может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Областным законом Ростовской области от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов излагаются:
от 3-го лица единственного числа («Администрация города не считает возможным…»);
в совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»);
в протоколах заседаний – с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
в деловых письмах, оформленных на бланках Администрации города, – от 1-го лица множественного числа («просим», «направляем», «предлагаем») или от 3-го лица единственного числа («Администрация города не возражает ...»);
в докладных и служебных записках, заявлениях – от 1-го лица единственного числа («прошу ...», «считаю необходимым ...»);
в документах, устанавливающих права и обязанности Администрации города, структурных подразделений Администрации города, (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав рабочей группы входят…», «комиссия установила…»).

В тексте документа нельзя отрывать и переносить на другую строку:
инициалы имени и отчества от фамилии;
дату от наименования месяца;
знак «№» от его цифрового значения;
цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и так далее;
код города и цифры телефонного номера;
отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;
заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);
начинать строку со знака «тире».

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех («1.1.1.1.»). Допускается обозначение подпунктов: «1)», «1.1.», «а)». Структура документа обусловлена его видом.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы (раздел 6 Инструкции) или анкеты.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, учреждение или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках привести сокращенный вариант: «(далее – ...)», который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: «(далее также – ...)», то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименование.

Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.

Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом. Например:
в феврале 2018 г.;
в первом полугодии 2017 г.;
в I квартале 2017 г.;
с 1999 по 2001 годы, в 2015 – 2017 годах.

Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением. Например:

8-й ряд; 90-е годы; в 20-х числах апреля.

Но: до 20 мая 2017 г., с 1 января 2018 г.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы, I квартал.

Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента; 28,5 метра.

Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-дневный, двухнедельный.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами. Например: 50 %, но пятьдесят процентов.

Знаки «№», «%» при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30 – 40 %, № 5 – 7.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключитель-ной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту документа.

4.3.16. Отметка о наличии приложений содержит сведения о документе (документах), прилагаемых к основному документу, (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других документах) или свидетельствует о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля следующим образом.

Если наименование приложения названо в тексте:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте, указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом, вторая и последующие строки отметки выравниваются относительно начала первого предложения:

Приложения:

1. Справка о подготовке образовательных организаций на 8 л. в 2 экз.

2. Список образовательных организаций на 3 л. в 2 экз.

Если приложение (приложения) сброшюровано(ы), то количество листов не указывается:

Приложение: отчет о проведении Форума в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

договор возмездного оказания услуг от 5 мая 2018 г. № 32-18/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

Если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только первому адресату:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера:

Приложение:

справка о неплатежеспособных предприятиях на 2 л. в 1 экз., рег. № 26-дсп, для служебного пользования.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другое):

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Если необходимо направить электронную копию на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес dpchsro2@donpac.ru.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение: опись приложений на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа. Если документ издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения. Например:

Приложение
РЕГЛАМЕНТ
УТВЕРЖДЕН
Приказом министра
от 12.08.2019 № 45

4.3.17. Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения (при одновременном согласовании и утверждении документа) или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита «подпись»;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа, органа местного самоуправления, организации), его подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО


Первый заместитель
Главы Администрации города

Подпись И.О. Фамилия
23.06.2019

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Гриф согласования выравнивается по левому краю или по центру текста реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 7,5 см.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Например:

СОГЛАСОВАНО


коллегией министерства
здравоохранения
Ростовской области
(протокол от ___________ № ___)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, официальное полное или сокращенное наименование исполнительного органа государственной власти, иного государственного органа (организации) – автора документа, дата и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО


письмом Росархива
от __________ № _____

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: «Лист согласования прилагается».

4.3.18. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает подпись (или электронную подпись в системе «Дело»), расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:

Начальник юридического отдела
Администрации города
Подпись И.О. Фамилия


Дата

Допускается полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на оборотной стороне листа.

Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Администрации города
Подпись И.О. Фамилия


Дата

Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются применением ЭП.

В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

Организация процедуры согласования и визирования проектов правовых актов, этапы и сроки согласования представлены в Регламенте работы Администрации города.

4.3.19. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.

Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование исполнительного органа государственной власти. Например:

Глава Администрации
города Новошахтинска Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен на бланке, в наименовании должности наименование органа власти не указывается. Например:

Глава Администрации города Подпись И.О. Фамилия

Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например:

Первый заместитель
Главы Администрации города Подпись И.О. Фамилия

Директор МКУ «УГХ» Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии

Личная подпись

И.О. Фамилия

Секретарь комиссии

Личная подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии:

Личная подпись

И.О. Фамилия

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности согласно Порядку замещения на период временного отсутствия первого заместителя Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, главного архитектора города, утвержденному распоряжением Администрации города от 24.05.2019 № 99 «О распределении обязанностей между Главой Администрации города Новошахтинска, первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным архитектором города», подпись оформляется с указанием занимаемой должности лица. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.20. Отметка об ЭП используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об ЭП формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об ЭП включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Заместитель министра

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ 
Сертификат 1а111ааа000000000011
Владелец Иванов Иван Иванович
Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020

И.И. Иванов

Место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об ЭП должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.

4.3.21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

4.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом). Например:

Петров Виктор Александрович
+7 (863-69) 2-41-46

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт. Например:

Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения
+7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@ donland.ru

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя.

Например:

Отп. – 2 экз.
Экз. № 1 – в адрес.
Экз. № 2 – в дело.
Исп. и отп. Иванов Р.А.
12.06.2018
+7 (863) 268-93-26

4.3.23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). После слова «Верно» двоеточие не ставится. Например:

Верно
ведущий специалист общего отдела Подпись И.О. Фамилия
25.03.2019

Если копия документа выдается для предоставления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью Администрации города. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Например:

Подлинник документа находится в Администрации города Новошахтинска в деле № 58.01.02-02 за 2017 год.

Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа общего отдела.

Администрация города выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации города.

Копии документов рассылаются в структурные подразделения, отраслевые (функциональные) органы Администрации города, организации и учреждения в соответствии с Регламентом работы Администрации города.

Передача копий документов представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это работниками Администрации города.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

4.3.24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Администрацию города и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.

4.3.25. Резолюция содержит указания по исполнению документа.

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему «Дело».

Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции. Например:

Морозову Н.В.
Прошу подготовить проект
договора к 01.12.2020

Подпись
05.10.2020

Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения, или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей, фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»). В системе «Дело» ответственный исполнитель отмечается знаком «!» красного цвета.

4.3.26. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК документа обозначается буквой «К».

4.3.27. Электронные документы подлежат списанию в дело в системе «Дело» согласно утвержденной номенклатуре дел.

5. Особенности работы с электронными документами, прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты

5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

Документооборот в Администрации города осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками МЭДО, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

5.2. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие органы исполнительной власти и организации, в Администрации города используется ЭП. Документы, поступающие в Администрацию города на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронной копии подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру.

При включении документа в систему «Дело» формируется РК, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.

5.3. Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками МЭДО, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Электронная почта – один из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Администрации города, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Отправляемый посредством электронной почты электронный документ (электронная копия документа) должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.4. Разрешение на передачу документа по электронной почте дает руководитель структурного подразделения Администрации города.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Администрации города.

Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за компьютер, имеющий выход к электронной почте. Контроль за использованием компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленных в структурных подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.

5.5. Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

Электронные сообщения, поступившие в Администрацию города, адресованные Главе Администрации города, его заместителям (в том числе первому) и имеющие соответствующие реквизиты письма, регистрируются в системе «Дело».

Дальнейшая работа с электронным сообщением организуется в соответствии с правилами работы с входящими документами.

5.6. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.

5.7. Единицей учета электронного документа является документ, зарегистрированный в системе «Дело». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

5.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе «Дело».

5.9. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определенных правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.

Ключ ЭП является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Подготовка и оформление правовых актов

6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Администрации города (далее – правовой акт) определен Регламентом работы Администрации города. При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб города Новошахтинска;
наименование органа местного самоуправления;
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место издания документа;
заголовок документа;
текст документа;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
оттиск печати;
отметка об исполнителе (должностное лицо, структурное подразделение, отраслевой (функциональный) орган Администрации города, внесшее проект).

При установке грифа ограничения доступа к документу он проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения;

содержать пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Главы Администрации города. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и тому подобное.

6.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

6.2.3. Проект правового акта во исполнение федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название.

При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта. Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2019 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2019 № 23.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

6.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

При употреблении в тексте документа фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

6.2.5. При подготовке проектов правовых актов используется шрифт с начертанием – обычный, размером 14 пт. (при оформлении таблиц допускается № 10 – 12 пт.); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см, интервал между словами – один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правового полей документа).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля:
параметры для книжной страницы:
левое – 30 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм;
параметры для альбомной страницы:
левое – 20 мм; правое – 20 мм; верхнее – 30 мм; нижнее – 10 мм.

6.2.6. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм. На первой странице документа номер страницы не проставляется.

6.2.7. Заголовок к тексту в краткой форме отражает содержание правового акта. Заголовок должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по заголовку правового акта определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости, быстро отыскать.

Наименования присваиваются как постановлениям, так и распоряжениям Администрации города.

Заголовок к тексту печатается с прописной буквы, через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом, оформляется по ширине страницы над текстом и центрируется относительно самой длинной строки. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту формируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?».

Заголовок к тексту может занимать до пяти строк.

Если основным содержанием правового акта является утверждение документа (положения, списка и так далее), это отражается в его заголовке.

Если правовым актом утверждается несколько документов, в заголовке правового акта их названия не указываются. В этом случае в заголовке правового акта отражается основной предмет его правового регулирования.

В заголовке правового акта о внесении изменений в правовой акт необходимо указывать правовой акт, в который вносятся изменения. При этом допускается указание его реквизитов без заголовка (вид акта, принявший орган, дата и номер).

Если в правовой акт вносится одно изменение, в наименовании употребляется слово «изменение» в единственном числе, если два или более – во множественном («изменения»).

Слово «дополнение» в заголовке изменяющего правового акта указывать не нужно, так как дополнение правового акта – это частный случай его изменения, понятием «изменение» охватывается и дополнение правового акта частями, структурными единицами и др.

Если изменения вносятся более чем в два правовых акта, рекомендуется использовать формулировки «о внесении изменений в некоторые …» или «о внесении изменений в отдельные …».

В заголовках правовых актов, признающих утратившими силу (отменяющих) правовые акты, делается указание на утрачивающий силу (отменяемый акт) способами, аналогичными применяемым при внесении изменений в правовые акты.

6.2.8. Текстовая часть проекта правового акта отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Администрации города завершается словами «ПОСТАНОВЛЯЮ:».

В распоряжениях преамбула завершается знаком «:».

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее.

Преамбула:
не содержит нормативные или распорядительные положения, поручения;
не содержит положений о признании утратившими силу (отмене) или изменении других правовых актов;
не содержит определений понятий, терминов;
не формулирует предмет регулирования правового акта;
не нумеруется;
не делится на пункты, подпункты или абзацы.

Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и наименования. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...», в случае если отменяется нормативный правовой акт (пункт нормативного правового акта), или «Отменить…», в случае если правовой акт – ненормативный.

Постановляющая (распорядительная) часть правового акта делится на следующие структурные единицы:
пункты;
подпункты;
абзацы.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов – сквозная. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку (номер пункта – точка, номер подпункта – точка, например, «1.2.»), или арабскими цифрами со скобкой (например, «1)»), или строчными буквами русского алфавита со скобкой (например, «а)»). Должна быть сквозная нумерация в пределах каждого пункта.

В правовом акте должен использоваться единый подход к нумерации подпунктов.

Текст подпункта, пронумерованного арабскими цифрами через точку, начинается с прописной буквы и завершается точкой.

Текст подпункта, пронумерованного арабскими цифрами со скобкой, начинается со строчной буквы и завершается точкой с запятой (последнего подпункта – точкой).

Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Абзацы не обозначаются номерами или иными знаками.

Если текст, предшествующий абзацу, завершается точкой, текст абзаца начинается с прописной буквы и завершается точкой.

Если текст, предшествующий абзацу, завершается двоеточием или точкой с запятой, текст абзаца начинается со строчной буквы и завершается точкой с запятой (последнего абзаца – точкой).

Абзац не должен разделяться на нижестоящие структурные единицы (в его состав не могут входить подпункты или абзацы).

Поскольку абзацы не нумеруются, и их подсчет может вызывать затруднения, рекомендуется не использовать большое число абзацев в одном пункте или подпункте (как правило, не более пяти).

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: «согласно приложению № 2» или «(приложение № 2)». При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Приложения в правовом акте могут отсутствовать.

6.2.9. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Глава Администрации города» печатаются в одну строку, «Первый заместитель Главы Администрации города» – в две строки через один межстрочный интервал. Слова «Главы Администрации города» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Первый заместитель» выравниваются по центру относительно этих слов.

Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

Глава Администрации города И.О. Фамилия

Первый заместитель
Главы Администрации города И.О. Фамилия

6.2.10. В приложениях к правовым актам размещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и прочее.

Каждое приложение к проекту правого акта подписывается управляющим делами Администрации города, начальником юридического отдела Администрации города и начальником структурного подразделения, отраслевого (функционального) органа Администрации города, организации, внесших проект правового акта, также руководитель структурного подразделения Администрации города, внесшего проект, визирует приложения постранично.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах используется шрифт меньшего размера (10 – 12 пт.).

Каждое приложение к проекту правого акта оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через один межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№». Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

Приложение № 1
к постановлению
Администрации города
от №

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово или словосочетание печатается прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и так далее).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, «1.2.»; «4.2.11.»). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более четырех чисел через точку, не допускается. Наименования разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.

6.2.11. Оформление табличных приложений к правовым актам.

Таблицы состоят из следующих элементов:
графы (вертикальные столбцы);
строки, пункты (горизонтальные);
позиции (ячейки, пересечения граф и строк).
Графы (и, если это возможно, строки) нумеруются.

Пронумерованные строки таблицы называются пунктами. Номера им присваиваются по правилам, применяемым для нумерации пунктов текстовых приложений.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Таблицы оформляются с использованием шрифта размером 10 – 12 пт.

Таблицы оформляются на листе формата А4.

В таблицах не допускается наличие «скрытых» формул.

В «Свойствах таблицы» в окне «Параметры» таблицы нужно убрать отметку об автоподборе размеров по содержимому. В «Свойствах таблицы» размер таблицы должен составлять по ширине 100 процентов, выравнивание – слева, отступ слева – 0 см, обтекание – нет. Во вкладке «Ячейка» вертикальное выравнивание должно быть сверху.

В таблицах не должно быть пустых граф, нолей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–».

Знак «%» не ставится в тексте, а пишется словом. Исключение составляют формулы.

Цифры в графе размещаются в одну строку, несмотря на количество знаков.

При повторе текста или цифр в графе таблицы нельзя ставить знак «–//–». Необходимо повторить текст или цифры.

Оформление заголовка таблицы и заголовка граф

Например: тематический заголовок.

ПЕРЕЧЕНЬ
имущества, передаваемого из государственной
собственности в муниципальную собственность

Заголовки граф

Го
ло
вка

п/п

Наименование
организации

Наименование имущества

Адрес
места
нахождения имущества

Индивидуализирующие
характеристики
имущества

1

2

3

4

5

Боковик

Прографка

В конце заголовка точка не ставится. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: «наименование имущества», «единица измерения», «срок поставки», «форма документа».

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено («перечисляется на счет»; «в том числе»), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например:

Таблица № 1

№ п/п

Наименование

продукции

Единица

измерения

2019 год,

всего

В том числе

первое полугодие

1

2

3

4

5

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например:

Таблица № 2

№ п/п

Наименование
предприятия

Объем капитальных
вложений (млн. рублей)

Наименование
генерального
подрядчика

2018 год, всего

в том числе объем работ

2019 год, всего

в том числе объем работ

1

2

3

4

5

6

7

Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например:

Таблица № 3

№ п/п

Наименование
оборудования

Исполнитель и срок выполнения работ

Разработка технической документации

Производство первой
промышленной серии

1

2

3

4

Оформление боковика таблицы и элементов граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится. Строки «Итого», «Всего» не нумеруются.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках. Например:

Таблица № 4

№ п/п

Наименование
имущества

Количество
(штук)

Изготовитель

1

2

3

4

1.

Комплект школьной мебели, всего

4

открытое

акционерное общество

(наименование в кавычках)

в том числе с интерактивной доской

2

2.

Комплект учебников для начальных классов

12

Итого

16

Оформление сносок и примечания

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками. Например:

Таблица № 5

№ п/п

Наименование тракторов

2018 год

2019 год

1

2

3

4

1.

Тракторы, всего

60

65*

из них:

гусеничные тракторы Т-74

42

35

тракторы Т-150, всего

18

30

в том числе колесные тракторы:

Т-150К

17

20

Т-150

1

2

Примечание.

1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.

2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.

___________________________________

* Включая производство по кооперации.

Оформление элементов таблицы

Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковика. Например:

Таблица № 6
(штук)

№ п/п

Наименование
оборудования

2018 год

2019 год

Изготовитель

1

2

3

4

5

1.

Агрегатные станки

5

5

открытое

акционерное общество

(наименование в кавычках)

2.

Линии для обработки редукторов рулевого управления

2

2

При употреблении в тексте фамилий с инициалами, населенных пунктов и их наименований и прочего следует использовать неразрывный пробел.

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности.

Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2019 г. – июнь 2020 г.

Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2019 г.

При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2019 году.

При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2019 г.

6.2.12. Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом работы Администрации города. При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку по тексту проекта, завизировав на полях документа и сделав на это ссылку на листе согласования.

Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются на отдельном листе и прикрепляются к проекту правового акта.

6.2.13. Тексты постановлений и распоряжений Администрации города печатаются на бланках установленного образца (электронная копия) в общем отделе.

Изображение герба муниципального образования «Город Новошахтинск» размещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «наименование органа исполнительной власти» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Дата правового акта оформляется цифровым способом, проставляется работником общего отдела после подписания акта при его регистрации, на копиях печатается шрифтом размером 14 пт., выравнивание – по левому краю.

Номер проставляется работником общего отдела сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

Место издания «г. Новошахтинск» печатается шрифтом 14 пт., выравнивание – по правому краю.

6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится в общем отделе на бумажных носителях с использованием регистрационных журналов на каждый вид правового акта.

6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается общим отделом. Рассылка бумажных копий документов осуществляется в течение пяти рабочих дней после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с управляющим делами Администрации города, – в 2-дневный срок.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляются копии правовых актов, определяется начальником структурного подразделения Администрации города или руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации города, внесшего проект правового акта.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем, кому основные акты рассылались первоначально.

Общий отдел направляет бумажные копии правовых актов в муниципальные и областные органы власти, а также на основании соглашений об информационном обмене – в информационные агентства.

В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, предоставляют полные почтовые адреса получателей.

6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов решений Новошахтинской городской Думы.

6.3.1. Порядок подготовки, оформления и согласования (визирования), внесения проектов решений на рассмотрение Новошахтинской городской Думы (далее – городская Дума) определен Регламентом работы Администрации города.

6.3.2. Правом правотворческой инициативы в городской Думе обладают Председатель городской Думы – глава города Новошахтинска, Глава Администрации города, Администрация города Новошахтинска.

6.3.3. Ответственность за качественную и своевременную подготовку и согласование (визирование) проектов решений, вносимых на рассмотрение городской Думы по инициативе Главы Администрации города, несут заместители Главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющий делами Администрации города.

6.3.4. Организационные вопросы, связанные с подготовкой, согласованием и внесением на рассмотрение городской Думы проектов решений, осуществляет Глава Администрации города.

6.3.5. Основанием для подготовки проекта решения городской Думы являются:

согласованное с Главой Администрации города письменное предложение заместителя Главы Администрации города, руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации города с обоснованием необходимости принятия данного решения и указанием срока его подготовки и внесения на рассмотрение городской Думы;

поручение о подготовке решения, определенное в решении городской Думы, постановлении Администрации города.

6.3.6. Проекты решений городской Думы должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать федеральному и областному законодательству;

тексты проектов должны быть тщательно отредактированными, четкими и ясными, исключающими многозначимость слов, словосочетаний;

пройти финансовую, профессиональную (по отраслям деятельности) и правовую экспертизы, о чем представляются отзывы (заключения, справки, пояснения, рецензии) или проект визируется;

в сопроводительном письме на имя Председателя городской Думы – главы города Новошахтинска (если вопрос неплановый) к проекту дается краткое обоснование причины внесения предложений, актуальность, состояние проблемы в цифрах и фактах, возможные пути и требуемые средства, источники этих средств для решения вопроса, ожидаемый результат и возможные негативные последствия, а также указывается официальный представитель Администрации города – докладчик по рассматриваемому вопросу;

если ранее принятое решение по выносимому вопросу выполнено или возникла необходимость в принятии нового решения, проект решения должен содержать пункт о признании утратившим силу предыдущего решения;

в проекте решения должны быть указаны срок исполнения решения, срок вступления в силу, исполнители.

6.3.7. Визирование проекта решения городской Думы обеспечивает исполнитель. Проект решения на визировании (согласовании) у должностных лиц может находиться не более трех рабочих дней, не считая дня передачи, а в случаях, требующих проведения экспертизы или подготовки заключения, не более пяти рабочих дней, не считая дня передачи. Все проекты решений городской Думы подлежат обязательному визированию Главой Администрации города.

6.3.8. Проекты решений передаются в аппарат городской Думы за 14 дней до дня заседания городской Думы.

6.3.9. Проекты решений городской Думы должны быть обсуждены на заседаниях соответствующих постоянных комиссий.

6.3.10. Автор проекта дорабатывает проект решения, если в него на заседании городской Думы внесены правки и замечания, визирует и сдает в аппарат городской Думы самостоятельно.

7. Бланки документов

7.1. В Администрации города создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением системы «Дело». Для этого используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе типографским способом, и (или) электронные шаблоны бланков документов.

В Администрации города используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

7.2. На бланках Администрации города применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.3.1 раздела 4 Инструкции.

7.3. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе и защищены от несанкционированных изменений.

7.4. В целях обеспечения деятельности Администрации города применяются следующие бланки:

бланк постановления Администрации города Новошахтинска (приложение № 1);

бланк распоряжения Администрации города Новошахтинска (приложение № 2);

бланк письма Администрации города Новошахтинска (приложение № 3);

бланк распоряжения органа муниципального земельного контроля (приложение № 20);

бланк распоряжения органа муниципального жилищного контроля (приложение № 21);

бланк распоряжения органа муниципального лесного контроля (приложение № 22);

бланк распоряжения органа муниципального контроля за сохранностью автомобильных дорог местного значения (приложение № 23);

бланки структурных подразделений Администрации города (приложения № 8 – 19).

7.5. На бланках писем Администрации города Новошахтинска подписывают письма Глава Администрации города, заместители Главы Администрации города, управляющий делами Администрации города.

Руководители структурных подразделений Администрации города подписывают письма на бланках соответствующих структурных подразделений Администрации города.

В переписке между структурными подразделениями Администрации города бланк письма Администрации города Новошахтинска не используется.

7.6. Бланки документов, применяемые в Администрации города, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

7.7. Образцы бланков утверждаются настоящим распоряжением.

7.8. Структурные подразделения Администрации города при направлении писем, как правило, используют бланк письма Администрации города.

8. Особенности подготовки оформления отдельных видов документов

8.1. Протокол.

8.1.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и тому подобное. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Администрации города и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Протокол оформляется в течение одного – трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

8.1.3. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 (образец протокола представлен в приложении № 4), имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;

заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется, отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

основная часть (текст) протокола;

подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

8.1.4. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 25 человек (список прилагается).

Лица, которых пригласили в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей места работы, если они являются представителями других органов власти, организаций. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании, если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения, печатаются от границы левого поля и формулируются с предлогом «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру.

Основная часть протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» последовательно указываются фамилии, инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Инициалы и фамилии выступающих печатаются с красной строки в именительном падеже. Содержание выступлений записывается в форме от третьего лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают». При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В части «ПОСТАНОВИЛИ:» (или «РЕШИЛИ:») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками:

1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,

1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и так далее.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: «доработать…», «поручить…», «проинформировать…».

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: «за – ..., против –…, воздержалось –...», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись «Особое мнение Петрова А.А. прилагается».

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

8.1.5. Порядковые номера присваиваются протоколам в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

8.1.6. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем, секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

8.1.7. Короткие протоколы, как правило, ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Короткий протокол включает инициалы, фамилии председателя (председательствующего) и секретаря, тему выступления, фамилии и инициалы выступающих (может быть краткая запись выступления), принятие решения.

8.2. Служебная переписка.

8.2.1. Служебные письма изготавливаются на стандартных бумажных бланках и/или в форме электронных документов и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении. Требования к оформлению деловых писем изложены в пункте 4.3 настоящей Инструкции.

8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках.

8.2.3. Проект служебного письма в системе «Дело» создается исполнителем в электронном виде, подготовленном на основе электронного шаблона.

Подготовленный электронный документ направляется на согласование. Согласованный проект документа в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресату подписывается либо ЭП, либо собственноручной подписью соответствующего подписанта.

Служебные письма на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если они адресованы в организации, не являющиеся участниками МЭДО.

Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в системе «Дело» при наличии заполненной РК, прикрепленного(ых) файла(ов) документа и указанных в тексте приложений.

Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа в зависимости от принадлежности адресата документа.

Неотъемлемой частью электронного служебного письма является РК, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткое содержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.

При необходимости применяются пометки «Срочный», «ДСП».

В поле РК «Краткое содержание» необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа.

Если подготовленное в системе «Дело» служебное письмо является ответом на поступивший через систему «Дело» электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе «Дело» связывается с РК письма-запроса.

При наличии нескольких исполнителей по документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и других документов) в установленные сроки.

Исполнитель обязан контролировать в системе «Дело» ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

Для рассылки документа на бумажном носителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит список рассылки с почтовыми адресами.

8.2.4. Проект служебного письма визируется исполнителем, к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Администрации города.

8.2.5. Если служебное письмо содержит приложение, отметка о приложении оформляется согласно пункту 4.3.16 Инструкции.

8.2.6. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке. Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера. Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело» или, если письмо на бумажном носителе, – в журнале регистрации исходящей корреспонденции Администрации города в контрольном секторе.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

8.2.7. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по обращениям – законодательством Российской Федерации.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

8.2.8. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и так далее.

Текст делового письма должен быть кратким, содержать только основные сведения и не превышать двух печатных страниц. Дополнительные сведения оформляются в приложении.

8.2.9. В служебных письмах используется фраза этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом, и допускается «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.

8.2.10. При подготовке писем на имя Губернатора Ростовской области должны быть соблюдены требования:

объем письменной информации не превышает одной страницы (в исключительных случаях – двух) печатного текста;

размер шрифта – 16 пт., начертание – обычный;

полуторный (1,25) межстрочный интервал;

без использования бланка письма Администрации города Новошахтинска;

без переносов слов по тексту;

в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, («Глава Администрации города Новошахтинска» или «первый заместитель Главы Администрации города Новошахтинска» – в случае замещения Главы Администрации города); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия);

в проектах писем по исполнению контрольных поручений выделять полужирным начертанием:

содержание контрольного поручения;

предложения по решению;

в проектах инициативных писем выделять полужирным начертанием:

«в связи…» или «в соответствии ...»;

«прошу..»;

«в части…»;

при необходимости выделения дополнительных финансовых средств – сумму и год;

фразы этикетного характера «Уважаемый …!» – в начале письма, в заключительной части письма «С уважением,».

8.2.11. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за оказанную помощь, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

8.3. Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается посредством телефонной связи и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, где принята, и/или руководителем которого она подписана.

8.4. Факсимильное сообщение (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя структурного подразделения Администрации города.

Разрешение на передачу документа дает руководитель структурного подразделения Администрации города. Прием и передача документов осуществляется только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи. Контроль за использованием аппаратов, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями.

8.4.1. Факсограмма подлежит первичной обработке и регистрации в случае наличия в ней следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,

подпись.

8.4.2. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения, информацию ограниченного доступа, тексты документов с грифом «Для служебного пользования» и рукописные материалы;

ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и на должностное лицо, его подписавшее.

8.5. Положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, классификаторы и другие виды документов (далее – локальные акты) могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

8.5.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Главы Администрации города, Администрации города.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

В регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций, например, Регламент работы Администрации города.

Порядок подготовки и оформления проекта локального акта соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Положения, правила, инструкции и регламенты могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.

8.5.2. Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос «о чем?» («Положение об экспертной комиссии ...»). Заголовок к должностной инструкции (регламенту) отвечает на вопрос «чей? (чья?)» («Должностной регламент главного специалиста ...»). Заголовок к тексту правил (порядка) отвечает на вопрос «чего?» («Правила внутреннего распорядка ...», «Порядок выдачи задания на осуществление мероприятия по контролю за состоянием ...»).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Констатирующей частью локального акта является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. В составе текста также выделяются разделы, раскрывающие основное содержание локального акта, заключительные положения.

Основной текст локального акта может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов осуществляется арабскими цифрами, разделенными точками.

8.5.3. Локальные акты могут иметь приложения. На приложениях к локальным актам оформляется реквизит «отметка о приложении» в порядке, установленном для правовых актов пунктом 4.3.16 Инструкции.

8.5.4. Локальные акты вступают в силу со дня издания (подписания) правового акта, которым они утверждаются, или в иной срок, указанный в правовом акте, или со дня утверждения положения (правил, инструкции, регламента) подписью (или ЭП) руководителя или иного уполномоченного им лица.

8.6. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами плана являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

8.7. Акт.

Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

8.7.1. При составлении акта используются реквизиты (образец формы акта представлен в приложении № 5):
наименование исполнительного органа государственной власти – автора документа (если необходимо);
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления (издания) документа;
гриф утверждения (если необходимо);
заголовок к тексту;
подпись.

Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

Заголовок к тексту акта формулируется с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопросы «о чем?» (акт технической комиссии о приеме работ ...) или «чего?» (акт приема-передачи материальных ценностей). Заголовок к тексту печатается обычным шрифтом, располагается ниже реквизита «место составления (издания) документа» слева, от границы левого поля.

8.7.2. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (правовой или локальный акт; факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований исполнительных органов государственной власти Ростовской области, если составители являются представителями другого органа власти, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила ...», «проверка показала ...»).

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и при необходимости присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием на наличие особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

При необходимости акты подлежат утверждению.

8.7.3. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, дата ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

8.8. Докладная, объяснительная, пояснительная, аналитическая и служебная записки.

8.8.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями.

Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию руководителя. Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю документов.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст аналитической, докладной, служебной записок может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

8.9. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («Прошу рассмотреть…», «Прошу перевести…»). Форма заявления свободная. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом.

Заявление подписывается собственноручно.

8.10. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

8.11. Материалы к выступлению Главы Администрации города.

Текст выступления Главы Администрации города оформляется шрифтом 16 пт., обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А4 или А5.

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного или вступительного слова.

Тезисы выступления должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи; фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы Администрации города должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

Текст вступительного слова для подготовки выступления Главы Администрации города должен содержать:

важность и актуальность темы;

краткую характеристику проблем (достижений);

краткий перечень задач, которые будут поставлены;

обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

9. Применение, изготовление и хранение печатей, штампов и ключей электронных подписей

9.1. Порядок применения печатей и штампов.

9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

9.1.2. Применение гербовых печатей.

В Администрации города применяются следующие гербовые печати:

«Администрация города Новошахтинска» – ставится на документах, подписанных Главой Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным бухгалтером – начальником отдела Администрации города. Хранится у управляющего делами Администрации города;

выездная «Администрация г. Новошахтинска» – выдается под подпись Главе Администрации города, заместителям Главы Администрации города, начальникам управлений, отделов Администрации города в случае необходимости подписания документов за пределами города Новошахтинска. Возвращается не позднее следующего дня после окончания командировки. Хранится у управляющего делами Администрации города.

Оттиск гербовой печати ставится на постановлениях и распоряжениях Администрации города, служебных удостоверениях, банковских документах, договорах, соглашениях, доверенностях, должностных инструкциях работников, гарантийных письмах, штатных расписаниях, на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, Ростовской области, бланках «Благодарность Главы Администрации города Новошахтинска», «Благодарственное письмо Администрации города Новошахтинска» и иных документах. Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.21 раздела 4 Инструкции.

9.1.3. Применение негербовых печатей.

В структурных подразделениях Администрации города применяются негербовые печати и штампы, которыми заверяются документы, справки и другие материалы, подписываемые начальниками отделов и секторов Администрации города.

9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Главы Администрации города и первого заместителя Главы Администрации города разрешается использовать на копиях подписанных ими ранее документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.

Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Хранятся у управляющего делами Администрации города.

9.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. Образцы штампов для применения при ведении делопроизводства Администрации города представлены в приложении № 34.

9.2. Изготовление печатей и штампов.

9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации города, производится по разрешению управляющего делами Администрации города. Образцы печатей и штампов согласовываются с управляющим делами Администрации города.

9.2.2. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией управляющего делами Администрации города направляются в службу эксплуатации зданий Администрации города для исполнения заказа.

9.2.3. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, регистрируются в журнале учета выдачи печатей и штампов по Администрации города (далее – журнал учета) (приложение № 26) в службе эксплуатации зданий Администрации города.

Изготовленные печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета руководителям структурных подразделений Администрации города, отвечающим за их использование и сохранность.

9.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются только для Главы Администрации города и первого заместителя Главы Администрации города.

9.2.5. В структурных подразделениях Администрации города печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации города возлагаются на их руководителей.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в службу эксплуатации зданий Администрации города, о чем делается запись в журнале учета.

9.2.6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в службу эксплуатации зданий Администрации города и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Администрации города создается комиссия.

9.2.7. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управляющий делами Администрации города.

9.2.8. При передаче электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами по системе «Дело» в Администрации города и структурных подразделениях Администрации города могут использоваться различного вида ЭП на основании Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

9.3. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью,

имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определенных правовыми актами Российской Федерации.

9.3.1. Ключ ЭП является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10. Организация документооборота и исполнения документов

10.1. Общие правила организации документооборота.

10.1.1. Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы (разрабатываемые в структурных подразделениях Администрации города и не направляемые за ее приделы).

10.1.2. Порядок прохождения документов на бумажных носителях и электронных документов и операции, производимые с ними в Администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации города.

10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РК системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа:

для электронных документов: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);

для электронных копий документа на бумажном носителе: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);

Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределения документов на документопотоки; организация предварительного рассмотрения входящих документов; однократность регистрации документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

10.2. Прием, регистрация, отправка документов.

10.2.1. Доставка документов в Администрацию города осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи, посредством различных видов электронной связи (факсимильная, телеграфная, электронная почта, МЭДО), а также нарочными, курьерами, гражданами.

По средствам почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий. Специалисты контрольно-организационного сектора Администрации города (далее – контрольный сектор) принимают документы под подпись.

При приеме корреспонденции от нарочных и курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится штамп Администрации города с указанием даты приема документа, при необходимости – подпись работника, принявшего документ.

Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступивших документов на бумажном носителе или в форме электронного документа в адрес Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города осуществляется контрольным сектором.

10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Главе Администрации города или заместителям Главы Администрации города.

10.2.3. Все поступившие на бумажном носителе документы подлежат первичной обработке, включающей: проверку правильности адресования и доставки документов; проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично»); проверку целостности входящих документов, включая приложения, а также правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати); проставление отметки о поступлении документа.

В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты входящего регистрационного номера. Штамп не должен наноситься на текстовую часть документа. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу в РК делается связка с этим документом.

Документы, поступившие в Администрацию города, контрольный сектор сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между заместителями Главы Администрации города, и определяет документы, подлежащие регистрации. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается отправителю. При этом на конверте проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная».

Почтовые отправления, имеющие странный запах или цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается управляющему делами Администрации города.

Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.

Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

10.2.4. Конверты (пакеты, упаковка) являются неотъемлемой частью входящих документов.

Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), не вскрываются, указывается дата поступления, и передаются непосредственно адресату. Если при вскрытии конверта обнаруживается отметка «Лично» на самом документе, такой документ регистрируется в рабочем порядке.

10.2.5. Электронные документы, поступившие от других государственных органов или организаций по электронной почте и (или) посредством МЭДО, принимаются контрольным сектором и включаются в работу как входящие документы.

10.2.6. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Администрации города, не регистрируются в контрольном секторе, а передаются по назначению для дальнейшей регистрации в соответствующих структурных подразделениях Администрации города.

10.2.7. Регистрация входящих документов, независимо от способа их доставки, осуществляется один раз в пределах выделенных документопотоков, производится путем ввода информации о них в систему «Дело». Регистрационный номер очередному документу присваивается системой «Дело» автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.

При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных несколькими адресатами, каждому из документов присваивается свой номер.

На бумажном носителе проставляется штамп с датой с учетом входящего порядкового номера.

Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день. На документах, поступивших до 17.00 ч текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, поступивших после 17.00 ч – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

10.2.8. При регистрации входящего документа в системе «Дело» в РК документа вносятся следующие сведения:
регистрационный номер (входящий) поступления (проставляется автоматически);
дата поступления документа (проставляется автоматически);
корреспондент (организация – автор документа);
регистрационный номер поступившего документа;
дата поступившего документа;
фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений);
файл документа (электронная копия документа);
вид доставки;
адресат;
содержание (заголовок к тексту).

Если входящий документ поступил в бумажной форме, то для получения электронной копии документа он должен быть отсканирован. Документ сканируется после присвоения ему регистрационного номера, затем к РК прикрепляется электронная копия документа с приложениями (при их наличии).

Не сканируются и не прикрепляются к РК следующие документы:
содержащие информацию ограниченного доступа: с отметкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»;
содержащие персональные данные о работниках государственных органов и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;
приложения к сопроводительным письмам, содержащие сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, лиц, замещающих должности муниципальной службы, и иных лиц;
прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);
документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;
документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;
несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема;
документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м2 или более 200 г/м2).

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК документа делается соответствующая ссылка (связка).

При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняются новые РК документа со ссылкой (связкой) на входящий номер и дату предыдущего документа.

Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов РК документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.

10.2.9. Входящий документ, независимо от того, в какой форме он поступил (бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.

На качество документа влияют следующие факторы:
контрастность (соотношение яркости текста/фона документа);
четкость текста;
дефекты изображения («наползание» строк; темные или светлые пятна и тому подобное);
«обрезание» текста по одному или нескольким краям.
Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества, то работник, регистрирующий документы, (далее – регистратор) имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа.

Если документ содержит пометки «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то регистратор должен зарегистрировать документ, невзирая на его неудовлетворительное качество, и сделать соответствующее направление.

При сканировании бумажного документа удовлетворительного качества регистратор должен добиться получения электронной копии этого документа также удовлетворительного качества.

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:
сканировать страницы документа в правильной последовательности;
не сканировать повторяющиеся страницы;
не сканировать пустые (чистые) страницы;
не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней части которой указаны Ф.И.О. и телефон исполнителя документа;
при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы скан-копии документа для удобства чтения.

10.2.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с отметкой «Лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы – незамедлительно.

Документы на бумажном носителе, зарегистрированные в системе «Дело», передаются по назначению под подпись.

10.2.11. Письменные обращения граждан, письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов Новошахтинской городской Думы, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются, регистрируются в контрольном секторе количественно и передаются для регистрации в общий отдел.

10.2.12. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом работы Администрации города, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней.

Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом работы Администрации города.

10.2.13. Контрольным сектором осуществляется отправка документов, подписанных Главой Администрации города, первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города.

Уведомление гражданам о рассмотрении обращений, поступивших по электронной почте, направляются адресату в электронном виде специалистами общего отдела.

Документы отправляются почтовой связью, с помощью средств электронной связи, по системе МЭДО. Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель по согласованию с непосредственным руководителем.

На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».

Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при

наличии оформленного (подписанного руководителем структурного подразделения Администрации города) списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации города, к отправке не принимаются.

10.2.14. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи.

10.2.15. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» сотрудниками контрольного сектора.

10.2.16. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел.

При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Исходящие документы Администрации города отправляются структурными подразделениями Администрации города самостоятельно.

Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполни-тельной власти Ростовской области и администрациям муниципальных образований Ростовской области, отправляются исполнителями по системе «Дело».

10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Администрации города для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архивный отдел Администрации города, при этом их электронные документы (электронные копии документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».

10.4. Архивным отделом Администрации города осуществляются:

сохранность документов, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений Администрации города;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Администрации города в соответствии с заданными правами доступа.

11. Учет объема документооборота

11.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в контрольном секторе с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.

При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным системы «Дело».

11.2. За единицу учета объема документооборота принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа, например, второй экземпляр исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печатании и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.

Учет объема документооборота может проводиться в Администрации города в целом или в структурных подразделениях Администрации города.

Объем документов по срокам хранения в конце года можно подсчитать в итоговой записи к сводной номенклатуре дел и номенклатурах структурных подразделений Администрации города.

12. Организация документооборота в делопроизводстве

Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архивный отдел Администрации города в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

12.1. Составление номенклатуры дел.

12.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (да- лее – перечни).

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Администрации города и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов (если копия – единственный экземпляр документа или если она необходима для организации деятельности подразделения).

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе «Примечания» делается отметка «ЭД»).

12.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации города, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации города, их виды, состав и содержание.

12.1.3. В Администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации города (приложение № 6) и номенклатура дел Администрации города (далее – сводная номенклатура дел) (приложение № 7).

12.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации города составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении Администрации города, с участием работника архивного отдела Администрации города, согласовывается с общим отделом, подписывается руководителем структурного подразделения Администрации города и представляется в общий отдел.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.

12.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом с участием работника архивного отдела Администрации города на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации города.

12.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается начальником общего отдела, экспертной комиссией Администрации города (далее – экспертная комиссия), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается управляющим делами Администрации города.

Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в пять лет, если в Администрации города не было структурных изменений.

12.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения Администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел архивного отдела Администрации города, второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий экземпляр применяется в общем отделе.

12.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений Администрации города. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации города.

12.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации города.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Администрации города цифрового обозначения структурного подразделения Администрации города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Администрации города.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 58.01.02-01, где 58.01.02 – обозначение структурного подразделения, 01 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); наименование органа местного самоуправления (Администрация города) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:

Документы об установлении персональных ставок, окладов,
надбавок работникам Администрации города (распоряжения,
служебные (докладные) записки, ходатайства)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка Главы Администрации города с Правительством
Ростовской области по основным (профильным) направлениям деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка заместителя Главы Администрации города по социальным вопросам с отраслевыми (функциональными) органами Администрации города
по профильным направлениям деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка Администрации города с ООО «Редакция газеты «Знамя шахтера» по профильным направлениям деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Квартальные планы работы управления жилищной политики
Администрации города

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность структурного подразделения, переписку, а в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по действующему перечню.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2019 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения, архивный отдел Администрации города.

Если дело формируется в системе «Дело» и включает электронные документы (ЭД), в графе «Примечание» проставляется отметка «ЭД». Для дел постоянного срока хранения, формирующихся в системе «Дело» в графе «Примечание» делается отметка: ЭД и на бумажном носителе.

12.1.13. Если в течение года в Администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

12.1.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о категории и количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

12.2. Формирование и оформление дел.

12.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. В Администрации города дела формируются в структурных подразделениях.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Администрации города или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Документы постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) создаются и хранятся в форме электронных документов и на бумажном носителе с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения Администрации города указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

12.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

12.2.5 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых постановлений и распоряжений Администрации города.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления и распоряжения Администрации города по основной деятельности, распоряжения Администрации города по личному составу группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера контрольного сектора.

12.2.6. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года.

Оформление документов в дела производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города работниками при методической помощи общего отдела.

12.2.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 27); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 28); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 29); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Администрация города Новошахтинска» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается наименование структурного подразделения Администрации города в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел; «заголовок дела» переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Номера листов дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивном отделе Администрации города чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12.3. Организация оперативного хранения документов.

12.3.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации города дела хранятся по месту их формирования.

12.3.2. Руководители структурных подразделений Администрации города и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

12.3.3. Дела, находящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

13. Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел Администрации города

Документы Администрации города являются её собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», после пяти лет хранения в структурных подразделениях Администрации города, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел Администрации города как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.

13.1. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

13.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архивный отдел Администрации города.

13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации города создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.

Председателем экспертной комиссии назначается управляющий делами Администрации города.

13.1.3. Задачи, функции и права экспертной комиссии определяются положением об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основании примерного положения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Администрации города по основной деятельности.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает сводную номенклатуру дел;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в архивный отдел Администрации города;
рассматривает описи дел по личному составу;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне; выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе представленные структурными подразделениями Администрации города (приложение № 33).

13.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению архивных документов и дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел (приложение № 7). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному сроку хранения.

13.1.7. Описи дел составляются в структурных подразделениях Администрации города.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

По этим описям документы передаются в архивный отдел Администрации города.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архивный отдел Администрации города такие дела не передаются.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью;
при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»;
графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий и другое.

При составлении описи электронных дел в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела в Мб; примечания.

В составе описи электронных дел в системе «Дело» формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

Опись дел структурного подразделения Администрации города составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архивный отдел Администрации города, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений представляются в архивный отдел Администрации города не ранее чем через один год, и не позднее, чем через пять лет после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления сводных описей дел архивного отдела Администрации города.

Сводная опись дел архивного отдела Администрации города постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, опись дел по личному составу составляется в двух экземплярах и представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложение № 31).

13.1.8. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного срока хранения.

13.1.9. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Администрации города с истекшими сроками хранения (приложение № 32).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2021 г.).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении к уничтожению документов (приложение № 5) электронные документы подлежат уничтожению.

Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

13.2. Подготовка и передача документов в архивный отдел Администрации города ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города.

13.2.1. В архивный отдел Администрации города передаются дела исполненными документами постоянного срока хранения, с пометкой ЭПК, ЭК и по личному составу. Их передача производится только по сдаточным описям дел (приложение № 31).

13.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архивный отдел Администрации города работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Администрации города обязаны устранить.

13.2.3. Прием каждого дела производится работником архивного отдела Администрации города в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника архивного отдела Администрации города и лица, передавшего дела.

13.3. Архивный отдел Администрации города.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архивный отдел Администрации города.

13.3.1. Функциональную деятельность ответственного за архивный отдел Администрации города осуществляет начальник архивного отдела Администрации города. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

13.3.2. В своей практической деятельности работник архивного отдела Администрации города в работе с документами руководствуется законодательством Российской Федерации и Ростовской области, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Регламентом работы Администрации города, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Администрации города, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

13.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архивный отдел Администрации города после истечения 5-летнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях.

13.3.4. Дела временного срока хранения (до 5 лет) передаче в архивный отдел Администрации города не подлежат.

13.3.5. Передача дел в архивный отдел Администрации города осуществляется ежегодно структурными подразделениями в соответствии с распоряжением Администрации города по основной деятельности.

13.3.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел Администрации города независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

13.3.7. Документы, хранящиеся в архивном отделе Администрации города, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений с разрешения начальника архивного отдела Администрации города под расписку в журнале. В нем указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более трех дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего делами Администрации города.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами Администрации города с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

13.4. Хранение электронных документов в системе «Дело» («Архивное дело»).

13.4.1. Электронные документы подлежат хранению в системе «Дело» («Архивное дело») в течение сроков, определенных соответствующей номенклатурой дел.

13.4.2. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению в системе «Дело», утвержденного Главой Администрации города, электронные документы подлежат уничтожению.

13.4.3. Уничтожение электронных документов производится министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

13.4.4. Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа несет участник – владелец соответствующих электронных документов и министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области в рамках его полномочий.

13.4.5. В целях автоматизации архивного хранения документов постоянного и временного сроков хранения применяется система «Архивное дело».

13.4.6. В системе «Архивное дело» хранятся:

электронные документы постоянного и временного сроков хранения;

электронные копии документов постоянного и временного сроков хранения, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

13.4.7. Завершенные делопроизводством документы постоянного и временного сроков хранения подлежат хранению в системе «Дело» до передачи в систему «Архивное дело».

13.4.8. Передача документов из системы «Дело» в систему «Архивное дело» осуществляется вместе с их регистрационными данными.

13.4.9. Пересмотр перечня регистрационных данных документов, формата и размера прикрепляемых файлов в процессе использования систем «Дело» и «Архивное дело», а также своевременное доведение их до участников возложены на министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

14. Копировально-множительные работы

14.1. Копировально-множительные работы.

14.1.1. Копирование (тиражирование) документов осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в структурных подразделениях Администрации города на компьютерах или копировально-множительной технике. Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации города. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации города ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях Администрации города с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

Решение о необходимости тиражирования документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Администрации города.

14.1.2. Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.

Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

14.1.3. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множитель-ной техники организует сектор автоматизации.

14.2. Документы, значительные по объему, массового тиража размножаются на обеих сторонах листа с уменьшением шрифта. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения шрифта осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения управляющего делами Администрации города.

Размещено 15.01.2021 09:26


Контактные данные
  • Телефон Администрации 8 (86369) 2-28-53
  • Контрольно-оргнизационная поддержка сайта - общий отдел Администрации города 8 (86369) 2-23-94