О внесении изменений в распоряжение Администрации города от 29.06.2016 № 104
38,5 Кб
Распоряжение Администрации города от 21.02.2019 № 36
О внесении изменений в распоряжение Администрации города от 29.06.2016 № 104
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в деятельность Администрации города Новошахтинска:
1. Внести изменения в приложение к распоряжению Администрации города от 29.06.2016 № 104 «Об утверждении инструкции по делопроизводству Администрации города Новошахтинска» согласно приложению.
2. Распоряжение подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Новошахтинска в сети Интернет.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Лубенцова Ю.А.
Первый заместитель
Главы Администрации города С.А. Бондаренко
Распоряжение вносит
общий отдел Администрации города
Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 21.02.2019 № 36
ИЗМЕНЕНИЯ,
вносимые в приложение к распоряжению Администрации города от 29.06.2016 № 104 «Об утверждении инструкции по делопроизводству Администрации города Новошахтинска»
1. Пункт 1.3 раздела 1 изложить в следующей редакции:
«1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации города применяются межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело») и система хранения документов архива аппарата управления Администрации города (далее – система «Архивное дело»).».
2. Раздел 2 дополнить двадцатым абзацем следующего содержания:
«участники межведомственного электронного документооборота (далее – участник) – органы исполнительной власти Ростовской области, другие государственные органы, являющиеся главными распорядителями средств областного бюджета, а также органы местного самоуправления и учреждения – получатели средств областного бюджета, подключенные к системам «Дело» и «Архивное дело».».
3. Пункт 10.1 раздела 10 дополнить подпунктами 10.1.4 – 10.1.6 следующего содержания:
«10.1.4. Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов электронных документов определяется министерством информационных технологий и связи Ростовской области (далее – министерство).
10.1.5. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в системы «Дело» и «Архивное дело» допускается после его сравнения с подлинником документа.
10.1.6. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет участник в лице должностного лица – пользователя систем «Дело» и «Архивное дело», внесшего (зарегистрировавшего) РК (РКПД) документа в системах «Дело» и «Архивное дело».».
4. Подпункт 10.2.14 пункта 10.2 раздела 10 изложить в следующей редакции:
«10.2.14. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения остаются в структурных подразделениях Администрации города для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архивный отдел Администрации города (далее – архивный отдел), при этом их электронные документы (электронные образы документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».».
5. Пункт 10.3 раздела 10 изложить в следующей редакции:
«10.3. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Администрации города в соответствии с заданными правами доступа.».
6. Раздел 14 дополнить пунктом 14.4 следующего содержания:
«14.4. Хранение электронных документов в системе «Дело» («Архивное дело»).
14.4.1. Электронные документы подлежат хранению в системе «Дело» («Архивное дело») в течение сроков, определенных соответствующей номенклатурой дел.
14.4.2. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело», утвержденного Мэром города Новошахтинска, электронные документы подлежат уничтожению.
14.4.3. Уничтожение электронных документов производится министерством.
14.4.4. Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа несет участник – владелец соответствующих электронных документов и министерство в рамках его полномочий.
14.4.5. В целях автоматизации архивного хранения документов постоянного и временного сроков хранения применяется система «Архивное дело».
14.4.6. В системе «Архивное дело» хранятся:
электронные документы постоянного и временного сроков хранения;
электронные копии документов постоянного и временного сроков хранения, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
14.4.7. Завершенные делопроизводством документы постоянного и временного сроков хранения подлежат хранению в системе «Дело» до передачи в систему «Архивное дело».
14.4.8. Передача документов из системы «Дело» в систему «Архивное дело» осуществляется вместе с их регистрационными данными.
14.4.9. Пересмотр перечня регистрационных данных документов, формата и размера прикрепляемых файлов в процессе использования систем «Дело» и «Архивное дело», а также своевременное доведение их до участников возложены на министерство.».
Управляющий делами
Администрации города Ю.А. Лубенцов
Приложение к распоряжению Скачать
Размещено 27.02.2019 14:28
